В течение рабочего месяца компании бухгалтеры делают несколько записей в системе бухгалтерского учета. Некоторые из этих записей выполняются как записи в журнале, называемые «записями журнала», вносимые непосредственно в главную книгу. Некоторые из этих записей, если они введены в течение одного месяца, должны быть отменены в следующем месяце, чтобы очистить учетную запись. Одна область, к которой это относится, - ежемесячные начисления.
Сторнирование записей
Запись, требующая сторнирования, включает суммы, введенные в систему бухгалтерского учета для распределения расходов, которые охватывают два отчетных периода. Например, если счет за выплату ссуды, основанной только на процентах, должен выставляться каждый месяц 15-го числа, только половина записи относится к текущему месяцу, а другая половина записи относится к следующему месяцу. Для учета этой транзакции бухгалтер израсходует половину суммы в текущем месяце и внесет корректирующую запись для второй половины суммы. В начале следующего месяца бухгалтер должен будет отменить корректирующую запись, чтобы очистить учетную запись. Преимущество использования обратных записей состоит в том, что это позволяет бухгалтеру отражать расходы в том периоде, когда они происходят.
начисления
Бухгалтеры создают записи для статей расходов, которые не были получены. Например, если вы выставили счет клиенту на 500 долларов США, но вам нужно было заплатить продавцу 100 долларов США за завершение работы по этому счету и вы не получили счет поставщика, вам необходимо его получить. Цель состоит в том, чтобы гарантировать, что для полученного дохода также будут учтены расходы. За месяц, когда вы выставили счет клиенту в размере 500 долларов США, вы должны были бы потратить 100 долларов на поставщика, что потребует обратной записи в следующем месяце. Однако, когда вы накапливаете и отменяете записи, вы не можете забыть сделать обратную запись, иначе ваша учетная запись будет завышена. Недостатком использования обратных записей является возможность того, что вы забудете их сделать.
Двойная работа
Для создания обратных записей требуется система отслеживания их, чтобы они успешно завершились. Не отслеживая реверсивные записи в электронной таблице, вы не будете знать, что отменить в следующем периоде. Системы бухгалтерского учета, требующие ручного ввода реверсивных записей, требуют, чтобы бухгалтер выполнял двойную работу. Для каждой сделанной записи, которая требует сторнирования в следующем периоде, бухгалтер должен сделать две записи, по одной в каждом периоде. Это может быть громоздкой задачей и требует отслеживания любых ошибок, потому что суммы, введенные в одном периоде и сторнированные в следующем, должны быть одинаковыми для обнуления.
Завышенные или заниженные счета
Другим недостатком использования обратных записей является то, что ошибки могут завышать или занижать учетную запись. В то время как начисления позволяют бухгалтеру должным образом отслеживать понесенные, но не полученные доходы или расходы, забывание отменить запись может привести к завышенной или заниженной сумме на счете, поскольку обратная запись будет отсутствовать.
Больше записей, больше ошибок
Использование реверсивных записей удваивает работу бухгалтера, и вероятность ошибок возрастает с увеличением ручной работы. Система, которая обеспечивает автоматическое изменение начисленных записей, может быть наиболее эффективной, поскольку первоначальная запись должна быть сделана только один раз. Несмотря на то, что бухгалтер все равно будет просматривать записи в обратном порядке, ей не придется удваивать свою работу.
