Официальное деловое общение находится на фирменном бланке компании и обычно содержит подпись автора под заключительным приветствием. Формат для этого типа делового общения прост; однако письмо, которое требует подписей более чем одного человека, должно быть составлено и отформатировано несколько иным способом, чтобы объяснить, почему письмо содержит несколько подписей, и предоставить место для более чем одной подписи.
Традиционный блочный формат
Деловая переписка должна быть в традиционном блочном формате, то есть дата - это два пробела ниже бланка; имя и почтовый адрес получателя на две строчки ниже даты; строка темы находится на две строки ниже информации о получателе, и, наконец, две строки под строкой темы - это приветствие. Приемлемыми поздравлениями для официальной деловой переписки являются: «Дорогая миссис Смит», «Дорогой мистер Джонс», «Джентльмены» или просто «Привет». Последний пример полезен, когда ваше письмо адресовано нескольким адресатам разных полов. Традиционный формат блока означает, что абзацы не имеют отступов, каждая строка совпадает с левым полем.
Причина множественных подписей
Хотя человек, которому вы адресовали вашу переписку, может уже знать, почему существует несколько подписавших, разумно кратко повторить причину в теле вашего письма. В тех случаях, когда для письма может потребоваться несколько подписей, необходимо сообщить о действии, требующем авторизации от нескольких человек, или выразить коллективные взгляды нескольких людей, которые поддерживают сообщение, которое передает ваше письмо. Например, вы могли бы написать: «От имени исполнительной руководящей группы компании ABC в этом письме изложен консенсус, которого мы достигли после обсуждения вашего письменного запроса о найме дополнительного персонала». В первом абзаце письма укажите причину вашего общения и причину, по которой письмо содержит несколько подписей. Следующие абзацы вашего письма, естественно, находятся на одном уровне с левым полем.
Закрытие блоков приветствия и подписи
Заключительное приветствие должно быть тем, которое подходит для официального делового письма, такого как «Очень искренне ваше», «С уважением» или «С наилучшими пожеланиями». Заключительное приветствие начинается двумя пробелами ниже последнего абзаца.
Если у вас есть только два подписывающих лица, пропустите четыре пробела, на которых достаточно места для письменной подписи, и введите имя первого подписчика на одном уровне с левым полем. В строке под именем подписавшего введите их должность или название. Пропустите еще четыре пробела для имени и фамилии второго подписывающего лица или должности. Имя и должность лица, занимающего более высокое место в организации, должны быть первым блоком подписи.
Если у вас три подписывающих лица, пропустите четыре пробела и введите имя подписывающего 1 вровень с левым полем. Перейдите на вкладку и введите имя подписавшего 2; Перейдите на вкладку еще раз и введите имя подписавшего 3. Пропустите один пробел и введите позицию или заголовок подписавшего 1, перейдите на вкладку и сделайте то же самое для подписавшего 2 и подписавшего 3, чтобы их заголовки находились непосредственно под их печатными именами.
Для четырех подписчиков пропустите четыре пробела и введите имя подписывающего 1 вровень с левым полем. Перейдите на середину страницы и введите имя подписавшего 2; перейдите к следующей строке и введите позицию или название подписавшего 1 и подписавшего 2 непосредственно под своими именами. Пропустите еще четыре пробела и повторите формат для Signer 3 и Signer 4.
Распространить свой проект
Поскольку вы составляете письмо от имени более чем одного человека, рекомендуется распространять черновик перед тем, как запрашивать его подписи. Скажите им, что вы приветствуете их вклад и отправьте черновик по электронной почте или посетив каждого человека в отдельности. Когда все согласятся с содержанием и доставкой сообщения письма, подготовьте окончательный вариант и дайте всем понять, что вы лично передадите его для своих подписей.
