Вы не удовлетворены конкретным продуктом или услугой. Вместо того чтобы жаловаться друзьям и родственникам, примите меры и напишите жалобное письмо. В дополнение к постоянному учету вашей жалобы, хорошо написанное письмо-жалоба может мотивировать компанию, ответственную за продукт или услугу, гарантировать, что вы и другие клиенты не столкнетесь с этими проблемами в будущем. Создайте хорошо отформатированное деловое письмо, которое дает положительные результаты.
Предметы, которые вам понадобятся
-
Чтобы написать жалобное письмо, вам понадобится следующее:
-
Счета и квитанции
-
Высококачественная бумага
Создайте ваше письмо, используя формат полного блока, который предпочитают большинство компаний в Соединенных Штатах. Выровнять по левому краю все части письма. Вы можете вставить двоеточие или запятую после приветствия и запятую после бесплатного закрытия. В качестве альтернативы, вы можете пропустить пунктуацию.
Начните с даты 6-10 строк ниже бланка или заголовка. Используйте американский формат, например, 15 января 2011 года.
Оставьте четыре-шесть строк между датой и внутренним адресом. Включите имя контактного лица и название компании. Позвоните в коммутатор компании и попросите имя и должность соответствующего менеджера. Подтвердите правильное написание его / ее имени. Если вы не можете идентифицировать имя, используйте соответствующий заголовок, например «Менеджер по обслуживанию клиентов».
Оставьте две пустые строки и введите приветствие. Не используйте «Дорогой сэр или мадам» или «Кому это может касаться». Используйте фамилию получателя с соответствующим личным названием. Если вы не уверены в поле, используйте «Дорогой Крис Смит».
Двойной пробел и начало тела письма. Используйте как минимум три абзаца для буквы, оставляя между ними двойной пробел. При составлении письма обращайтесь к любым счетам или другим документам, которые вы получили от компании. Убедитесь, что все названия продуктов, цены и другие детали являются точными.
Начните с положительной ноты. Используйте первый абзац, чтобы упомянуть вашу лояльность к бренду или компании. Например: «Мне всегда нравилось покупать мебель в вашем магазине. Я ценю прекрасный совет, который я получил от вашего декоратора в магазине, и чувствую себя очень комфортно во всех моих покупках».
Используйте второй абзац, чтобы включить любые детали, которые читатель должен знать, чтобы обработать вашу жалобу. Например, «25 февраля 2011 года я заказал пододеяльник (Заказ № 5768, синий цветочный принт, размер королевы) из вашего онлайн-каталога. Через две недели я получил пододеяльник. После его распаковки я обнаружил сильный металлический запах, задерживающийся после двух стирок в машине. Прилагается копия заказа на перевозку ». Не отправляйте оригиналы чеков или других документов.
Изложите свои ожидания в третьем абзаце. Например, «Так как функция подачи утюга не работает должным образом, я ожидаю немедленного полного и немедленного возмещения в размере 52,38 долл. США плюс почтовые расходы, которые я заплатил за возврат утюга. Я буду ждать вашего ответа 4 недели. Если я не услышу от вас я свяжусь с Better Business Bureau."
Оставьте две пустые строки и введите соответствующее дополнительное закрытие, например, «С уважением» или «С уважением». Оставьте четыре-шесть пустых строк для вашей подписи. Прямо под ним введите свою машинописную подпись.
Двойной пробел и введите корпус (ы).
подсказки
-
Используйте высококачественную бумагу. Создайте заголовок, который включает ваше имя, адрес, номер телефона и адрес электронной почты. Пишите короткие абзацы и сохраняйте длину письма на одной странице. Используйте функцию предварительного просмотра вашей программы обработки текста, чтобы проверить вертикальное размещение буквы. При необходимости отрегулируйте расстояние. Попросите верного друга или родственника вычитать ваше письмо. В дополнение к проверке орфографических, пунктуационных и грамматических ошибок, ваш друг или родственник должен убедиться, что тональность письма соответствует.
