По разным причинам некоторым сотрудникам может не понравиться заполнение расписаний. Они могут посчитать это утомительным и отнимающим много времени, а в случае наемных или освобожденных работников они могут посчитать это ненужным. Федеральный закон о труде требует, чтобы вы отслеживали время не освобожденных сотрудников; это составляет большинство почасовых работников. При условии, что вы ведете точные записи, вы можете использовать любую систему учета рабочего времени, которую вы хотите. Есть некоторые вещи, которые вы можете сделать, чтобы обеспечить соблюдение и заставить неохотных сотрудников правильно заполнять свои табели учета рабочего времени.
Создайте простую в использовании систему учета рабочего времени, основанную на размере вашей заработной платы. Например, если у вас менее 10 сотрудников, вы можете купить стандартные табели рабочего времени в канцелярских принадлежностях, и сотрудники будут заполнять их еженедельно. Чтобы повысить точность, вы можете вместо этого приобрести стандартные часы с ударом и пустые карты времени. Если ваша заработная плата значительна, рассмотрите автоматизированную систему, которая требует от сотрудников регистрироваться с помощью карт с размахом или отпечатка пальца или ладони.
Включите процедуры хронометража в справочник вашего сотрудника. Это включает в себя, когда табель учета рабочего времени и кому они должны быть представлены. Четко укажите последствия нарушения определенных правил расписаний, например, прекращение подделки расписаний. Раздайте всем сотрудникам копию руководства.
Создайте календарь заработной платы и раздайте его всем сотрудникам. Это удобно, когда меняются будни, например, в праздничные недели. В календаре отображаются даты начала и окончания периода оплаты, даты представления расписания и соответствующие даты выплаты в течение года.
Назначьте руководителей и руководителей для обучения новых и существующих сотрудников тому, как заполнять расписания. Если у вас есть автоматизированная система, при необходимости попросите продавца отправить кого-нибудь для обучения менеджеров и руководителей, которые, в свою очередь, должны обучить своих сотрудников.
Упростите расчет расписания, потребовав от сотрудников округления до ближайшего квартала. Вокруг времени от одной до семи минут вниз и от восьми до 14 минут вверх. Например, если работник приходит на работу в 8:11 утра, она помещает 8:15 утра в табель рабочего времени. Если она выходит в 5:21 вечера, она пишет 5:15 вечера. Во многих случаях автоматизированные системы хронометража выполняют округление.
Ограничьте записи хронометража только тем, что имеет значение. Например, ограничьте записи обычными, сверхурочными, отпускными, больничными и личными часами и оплачиваемыми перерывами. Требовать, чтобы работники с фиксированной заработной платой заполняли только табели рабочего времени, если это необходимо.
Объясните сотрудникам, что в этом для них. Например, допустим, что правильное завершение ускоряет обработку заработной платы, обеспечивает своевременную проверку зарплаты, ускоряет цикл выставления счетов и увеличивает денежный поток. Попросите руководителей или руководителей сообщить о преимуществах своим подчиненным.
Поощряйте политику открытых дверей, чтобы сотрудники могли обращаться к своим руководителям, когда у них возникли проблемы с расписанием.
Воздерживаться от использования системы штрафов, чтобы заставить сотрудников правильно заполнять свое расписание. Например, удержание зарплат до тех пор, пока сотрудники не предоставят свои табели рабочего времени, может быть запрещено законодательством штата и может создать атмосферу недоверия между менеджерами и работниками.
подсказки
-
Перед реализацией политики учета рабочего времени проконсультируйтесь с государственным департаментом труда о применимых правилах. Например, в штате могут быть специальные правила округления, ведения записей и использования биометрических часов.
