Планирование является одной из тех мирских административных задач, которые никто не хочет делать; однако неспособность разработать систематический способ записи важных дат и этапов может разрушить наилучшие планы. Главный календарь должен включать важные даты, быть автоматизированным и включать систему тиклеров, чтобы уведомлять людей о предстоящих датах. Чтобы эффективно создавать основной календарь, он должен быть интуитивно понятным, эффективным и иметь хорошо написанные процедуры для всех пользователей.
Назначьте одного человека, ответственного за техническое обслуживание и поддержку. Этот человек должен нести ответственность за проверку и ввод контрольных дат в календаре перед распространением.
Введите окончательные даты и сроки. Окончательные даты, пожалуй, самая важная причина для создания и ведения общего календаря. Эти даты должны выделяться жирным шрифтом, цветными или всеми заглавными буквами.
Работайте с профессионалами и вспомогательным персоналом, чтобы определить даты приема заявок до истечения срока. Это зависит от деятельности и организации. Например, вы можете захотеть предоставить напоминание за неделю до совещания по основным бюджетам. Однако для группового счастливого часа может потребоваться напоминание только за час до мероприятия. Вы также захотите построить время для поездки, если событие не в ближайшем офисе.
Определите процесс информирования пользователей об изменениях. Это может быть формальный или неформальный процесс. Тем не менее, это должно быть четко изложено в процедурах. Вам также нужно будет предоставить способ подтвердить изменения. Это может быть быстрое электронное письмо с запросом подтверждения всем сотрудникам или участникам встречи.
Предоставьте возможность включить последующие даты. Даты наблюдения - это даты, которые появляются в результате другой встречи. То есть они прикреплены к оригинальной встрече. В качестве примера можно привести AR (необходимые действия) для финансирования до следующей встречи. Возможность назначить последующие даты для первоначальной встречи - хороший способ автоматизировать процесс и повысить эффективность следующей встречи или мероприятия.
Распечатайте основной календарь на ежедневной и еженедельной основе и распространяйте. Это необязательно в зависимости от организации.
Поместите календарь в центральное место. Это может быть онлайн, в общем файле или на общей доске объявлений.
