Вы хотите, чтобы ваши сотрудники пользовались отпуском по своему усмотрению, но ваша задача - обеспечить, чтобы у вас были сотрудники во всех отделах в течение года, чтобы можно было продолжить нормальную работу. Единственный способ скоординировать отпуска сотрудников - создать основной календарь отпусков. Вы можете использовать различные программы в Интернете или на своем компьютере для сравнения расписаний и правильного управления отпуском сотрудников. Вы также можете сохранить бумажный календарь, если вы предпочитаете этот метод.
Предметы, которые вам понадобятся
-
Календарная программа
-
Шаблон календаря
Электронный календарь
Перейдите к выбранному программному обеспечению календаря на своем компьютере или в Интернете. Для создания электронного календаря доступно несколько программ, включая программы обработки текста, программное обеспечение для календаря или онлайн-программы.
Выберите опцию, чтобы добавить новый календарь и добавить имя для основного календаря отпуска компании. Сохраните его на жестком диске или в нужном месте в сети или Интернете в зависимости от выбора программного обеспечения. Заблокируйте дни или недели, когда сотрудники не могут уйти в отпуск, или сообщите об этом менеджерам.
Создайте профили для выбранного вами программного обеспечения, которые определяют привилегии и опции, которые есть у людей. Например, вам и вашей резервной копии необходимы глобальные административные права для внесения всех изменений, но менеджерам может потребоваться добавить события только со временем начала и окончания, которое вы позднее утвердите. Добавьте пользователей и их имена в программу и прикрепите к ним правильный профиль. Позвольте менеджерам создать свои индивидуальные пароли или добавить общий пароль, который они могут изменить. Наконец, чтобы сделать календарь доступным для всех сотрудников, создайте профиль и пароль, используя только те параметры просмотра, которые может использовать любой сотрудник. Если у вас много сотрудников, вы можете создать несколько общих пользователей и паролей, которые имеют параметры просмотра.
Создайте электронный шаблон, который сотрудники могут использовать, чтобы запросить время отпуска у своих менеджеров. Добавьте место для одобрения их менеджера. Вы можете сделать этот шаблон из программы обработки текстов или электронных таблиц. Сделайте этот шаблон доступным для всех менеджеров, чтобы они могли предоставлять своим сотрудникам, когда им нужно запросить отпуск.
Требовать от руководителей отделов утверждать запросы на отпуск, сделанные сотрудниками. Попросите менеджера ввести запросы на отпуск в электронном календаре, а затем направьте вам копию утвержденного запроса на отпуск. Некоторые компании требуют, чтобы менеджеры пересылали эти запросы по мере их поступления, в то время как другие могут требовать обновления календарного запроса на отпуск в определенный день недели. Рассмотрите и одобрите добавленные отпуска по мере необходимости.
Распечатайте копию основного календаря отпусков на регулярной основе и разместите ее в гостиной, на кухне или в комнате отдыха.
Следите за всеми просьбами об отпуске, чтобы гарантировать, что сотрудники имеют время на книгах для отпуска. Распечатайте утвержденные запросы на отпуск и сохраните копию в своих личных делах. Переслать электронную копию запроса на отпуск для расчета заработной платы за свои записи.
Бумажный календарь
Загрузите бесплатный календарь из Интернета или выберите шаблон календаря из выбранной вами программы. Распечатайте копию этого календаря. При необходимости вы также можете получить пустые шаблоны календаря в магазинах канцелярских товаров. Разместите календарь в центральном месте, например, в офисной кухне, комнате отдыха или в почтовом отделении.
Заблокируйте любые недели, когда сотрудники не могут взять отпуск. Вы можете выделить эти области серым цветом или поставить большой крестик в те дни, когда сотрудникам не разрешено снимать.
Требуйте, чтобы сотрудники записали свои запросы на перерыв и отправили их своему руководителю для одобрения. Как только менеджер одобряет, запрос направляется вам. Затем проверьте календарь, чтобы убедиться, что во всех сферах вашей деятельности имеется необходимое количество сотрудников, прежде чем вы подтвердите запрос на перерыв.
При необходимости добавьте утвержденные каникулы в календарь компании. Направляйте утвержденные запросы на отпуск в фонд заработной платы и сохраняйте копию личного дела сотрудника.
подсказки
-
Перед тем, как установить календарь отпусков компании, ознакомьтесь с разделом «Правила и порядок работы компании» в отношении отпусков. Если у вас его нет, вам нужно будет создать политику и инструкции для запроса отпусков в соответствии с процедурами, выбранными для электронных или бумажных календарей.
Убедитесь, что политика содержит информацию, которая указывает, что запросы подлежат утверждению менеджером и доступному времени отпуска. Чтобы прояснить любые вопросы, связанные с политикой, вы можете включить формулировку, которая описывает принцип «первым пришел - первым обслужен» для обеспечения справедливости, но указывает, что, когда несколько сотрудников подают заявления на выходные в течение одного и того же периода, отпуска предоставляются старшинство.
Включите форму запроса на перерыв в разделе процедур руководства для сотрудников. Раздайте обновленные копии для включения в руководство по мере необходимости.
Предупреждение
Проверьте свою политику и процедуры, чтобы убедиться, что они соответствуют государственным и федеральным законам. В то время как компании не обязаны отпускать работников, когда они это делают, они должны соблюдать федеральные законы и законы штата в администрации программы.
Включите диаграмму начисления отпуска в политику, чтобы сотрудники понимали, на какой отпуск они имеют право в соответствии с их стажем работы.
