Когда вы проводите собрание клуба, вы одновременно общаетесь со всеми членами клуба, планируете дальнейшую деятельность клуба и принимаете важные решения. Чтобы эффективно провести собрание, вы должны быть организованы и иметь план. Фасилитатор поддерживает порядок на протяжении всей встречи, одновременно решая все вопросы повестки дня встречи.
Готовьтесь заранее. Решите, каковы ваши цели для встречи и сформировать конкретный план действий для достижения этих целей. Составьте список тем, к которым вы будете обращаться, и сделайте копии этого списка для распространения среди членов клуба.
Создайте привлекательную атмосферу. Подавайте закуски перед собранием и слушайте мягкую музыку, когда члены клуба входят в зону собрания. Это создаст атмосферу, которая побудит участников расслабиться и пообщаться до начала собрания.
Начните вовремя. Сделайте объявление за пять минут до того, как вы планируете начать. Когда члены клуба найдут места, раздайте копии повестки дня собрания. Это позволяет членам клуба просматривать повестку дня, когда вы готовитесь начать.
Представьте новых членов клуба. Ледоколы являются лучшим способом представить новых членов. Попросите их указать, где они выросли, куда они ходили в школу и почему решили вступить в ваш клуб.
Просмотрите протокол предыдущей встречи. Это напоминает членам клуба о действиях, которые были предприняты во время последней встречи, и дает новым членам лучшее понимание текущих тем встречи.
Оставайтесь на задании. Всегда следуйте повестке дня встречи. Если кто-то хочет обсудить тему, которой нет в вашей повестке дня, запишите эту тему на отдельном листе бумаги и решите ее на следующем собрании.
Оставьте время для вопросов и ответов. У членов клуба, скорее всего, будут вопросы, поэтому будьте готовы на них ответить. Задайте вопросы с тем, чтобы поднять руку и позвать каждого участника в отдельности. Это также хорошее время, чтобы побудить членов клуба вносить предложения для будущих встреч.
Конец вовремя. Наличие определенного времени окончания помогает поддерживать работу фасилитатора. Если у членов клуба есть дополнительные вопросы или проблемы, предложите им поговорить с вами после закрытия собрания.
