Часто, когда организация обращается за внешней помощью к проекту, она выдает запрос на предложение или запрос предложения. Затем подрядчики отвечают на запрос предложений, рассказывая о том, как они могут помочь с проектом и почему их компания или команда является наилучшим вариантом для работы. Чтобы получить наиболее полные ответы и сделать правильный выбор, в запросах предложений должна содержаться некоторая базовая информация.
Запрос предложений всегда должен начинаться с введения и обзора организации, отправляющей запрос, и проблемы или проекта, где требуется помощь. Вступление обычно состоит не более чем из одного или двух абзацев и должно также включать дату выполнения проекта и предлагаемый бюджет. Включение этой информации помогает фирмам принять решение о том, отвечать ли на запрос предложений.
Подробности проекта
Вторая часть запроса предложений должна содержать подробную информацию о конкретном проекте или программе. Предоставьте информацию о цели и структуре проекта, а также подробную информацию о команде, работающей над ним, месте, графике и статусе. Эта информация помогает респондентам понять контекст проекта; затем они могут адаптировать свой ответ к потребностям запрашивающей организации.
Объем услуг
В запросе предложений должно быть подробно указано, какие услуги вы ищете от сторонней фирмы. Эта сфера услуг, вероятно, является наиболее важной частью запроса предложений, поскольку отвечающие фирмы будут очень внимательно относиться к разработке предложений, которые отвечают всем вашим потребностям. Хотя вы должны включить конкретные задачи, которые являются ключевыми для завершения проекта, список требуемых услуг должен быть достаточно общим, поскольку каждая отвечающая фирма будет иметь свой собственный подход к проекту. Разрешение сторонним фирмам детализировать свои идеи и процессы может помочь вам принять более обоснованное решение о том, какая компания лучше всего подойдет для этой работы.
бюджет
В то время как некоторые фирмы, которые выдают RFP, не решаются включить бюджетную информацию, если у вас строгий бюджет, включите ее в RFP. В запросе предложений должен содержаться раздел с просьбой к компаниям подробно рассказать, как они планируют использовать бюджет, а также разбить их требования и процедуры выставления счетов и оплаты. Также включите информацию о типе контракта, который вы предоставляете, и срок действия контракта.
Квалификация
Когда вы выбираете стороннюю фирму для работы с вашей компанией, вам нужна лучшая, наиболее квалифицированная фирма, которую вы можете себе позволить. В запросе предложений должен быть раздел, в котором отвечающие фирмы могут подробно описать свою квалификацию для работы. Если вы ищете конкретный опыт, попросите респондентов рассказать о своих навыках и опыте в этой области. Кроме того, запрашивайте рекомендации либо для компании в целом, либо для отдельных членов команды.
Оценка и представление
В запросах предложений должна содержаться разбивка критериев оценки и указаний для подачи предложения. Будьте четкими и конкретными, указав дату и время крайнего срока, а также конкретный адрес, по которому вы будете получать предложения. Если есть обстоятельства, которые могут привести к немедленной дисквалификации, включите и их.
