Организация льгот занимает много времени, но когда выгода оказывается успешной, это очень приятное достижение. Но прежде чем что-то планировать, определите тип пособия, которое вы организуете. Если вы проводите тихий аукцион, вам понадобятся пожертвованные произведения искусства; если это музыкальное мероприятие, кто-то должен связаться с лучшими местными исполнителями, которые обычно заказывают за два-три месяца. Каждый выбор поднимает разные логистические проблемы.
Предварительное планирование
Определите, сколько добровольцев требуется. Числа умножаются в геометрической прогрессии, если вы планируете гала-ужин со сложными блюдами и напитками, которые необходимо настроить, обслуживать и снова разбивать.
Выберите место. Примите во внимание факторы, которые влияют на посещаемость - например, близость к общественному транспорту. Составьте короткий список из трех или четырех вариантов.
Определите, сколько денег будет собрано и как будет достигнута цель.
Делегирование деталей
Получить обязательства от выбранного места проведения и любых участвующих исполнителей. Чем сложнее мероприятие, тем дальше нужно планировать; два-шесть месяцев это норма.
Подберите комитет друзей, коллег и деловых знакомых для управления различными аспектами мероприятия. Запланируйте еженедельные встречи, чтобы следить за планированием и избегать любых проблем в последнюю минуту.
Ищите спонсоров, чтобы помочь покрыть расходы, связанные с выгодой, от призов в дверях до продуктов питания и систем оповещения. Большинство спонсоров поменяются услугами в обмен на повышение.
Постарайтесь согласовать состав комитета, спонсора и места проведения мероприятия в течение первых нескольких месяцев после организации. Начните искать добровольцев.
Выводим слово
Подходите к контактам в прессе, чтобы рассказать о выгоде. Если место не доступно, будьте готовы предоставить пресс-релиз на полстраницы с подробным описанием. Примите участие в удаленной прямой трансляции с места событий с местной радиостанцией.
Подготовьте соответствующие материалы для демонстрации, в том числе листовки, рекламные листовки и плакаты, для добровольцев, которые будут раздавать или расклеивать Убедитесь, что они знают, где можно наклеивать листовки и плакаты.
Создайте сайт, чтобы ответить на вопросы о льготах. Укажите основных спонсоров, расписание и мероприятия, а также информацию о сборе средств.
Размышляя об успехе
Сядьте с вашим комитетом после мероприятия, чтобы обсудить, что сработало, а что нет. Поддерживайте связь со своими спонсорами и получайте их отзывы.
Разошлите открытки или итоговое письмо, чтобы поблагодарить добровольцев.
Разместите на веб-сайте подробные сведения, в том числе о том, сколько денег было собрано, как пожертвовал получатель и - если вы создали постоянное мероприятие - подробности, которые будущие волонтеры и спонсоры должны знать при подготовке к следующему году.
