Это случается не часто, но иногда получатель никогда не обналичит чек. Независимо от того, забыл ли сотрудник о зарплате или ушел из бизнеса поставщик, устаревшая проверка может привести к бухгалтерской проблеме. Создайте учетную политику для связи с просроченными чеками после определенного периода времени. Установите другой период времени, чтобы списать устаревший чек. Если в вашем штате действуют невостребованные законы о собственности, запросите в бухгалтерском учете ответственность перед государством.
О устаревших чеках
Вопреки распространенному мнению, чек никогда не «истекает». Банк не обязан обналичивать чек, если прошло более шести месяцев с даты проверки. Тем не менее, банк имеет право соблюдать устаревший чек, независимо от ограничений, указанных в чеке. Во многих штатах действуют законы о невостребованном имуществе, которые требуют от предприятий передавать невостребованные средства государству, а не просто списывать расходы.
Связаться с Получателем
Установите политику, чтобы связаться с владельцами невостребованных чеков. Может показаться глупым призывать получателя обналичить чек, но это сэкономит вам административное и бухгалтерское время и избавит вас от лишних хлопот. Определите интервалы для контакта, например, шесть месяцев и один год. Чтобы убедиться, что вы можете реализовать эту политику, требуйте от бухгалтерии собирать контактную информацию - например, номер телефона, адрес электронной почты и физический адрес - до выдачи каких-либо чеков.
Отменить проверку
Установите период времени для списания устаревших чеков в своем руководстве по учетной политике. Точный срок зависит от вас, но один или два года являются общими критериями. Чтобы списать чек, дебетуйте денежный счет и зачислите первоначальный расходный счет. Например, скажем, вы заплатили продавцу 100 долларов за поставки год назад, и он никогда не обналичивал чек. Чтобы отменить чек, списать наличные на 100 долларов и кредит на 100 долларов.
Записать Ответственность
Если в вашем штате действуют невостребованные законы о собственности, вам, возможно, придется вернуть деньги государству по истечении определенного периода времени. Если применяется закон о невостребованном имуществе, установите политику для создания нового обязательства по учету суммы задолженности государству. Например, если на проверку расходных материалов в размере 100 долл. США распространяются законы о невостребованном имуществе, вы должны списать со счета ответственности невостребованного имущественного обязательства 100 долл. США, а на расходные материалы - 100 долл. США. Когда вы передадите средства государству, дебетуйте счет пассива на 100 долларов и зачислите наличные на 100 долларов.
