Поскольку федеральные и штатные правила расчета заработной платы напрямую не касаются рассылки периодических проверок заработной платы, любое обсуждение предмета должно включать в себя концепции Службы внутренних доходов о «конструктивном получении» и «существенном ограничении». IRS использует первое как способ определить для целей налогообложения, когда кто-то получает доход, а последний - проверить, контролировал ли это лицо денежные средства.
Конструктивная квитанция
Доход поступает конструктивно, заявляет IRS, «когда он зачисляется на ваш счет или распределяется любым способом, который делает его доступным для вас». Это не означает, что чек по почте должен находиться во владении сотрудника. При необходимости работодатель должен быть готов доказать, что он отправил чек по почте способом, который соответствует принципам конструктивного получения. Если у работодателя нет доказательств того, что чек был отправлен по почте к запланированной дате оплаты, IRS предупреждает, что существует ощущение несоблюдения. Это восприятие основано на наличии у работника существенного ограничения или ограничения на его заработок.
Существенное ограничение
Если компания определяет свои зарплаты как вторые и четвертые четверги каждого месяца, тогда сотрудник должен контролировать средства в это время. Работники, которым выплачивается прямой депозит, не будут иметь существенных ограничений на свои заработки, если средства будут доступны во второй и четвертый четверги. Однако если средства инициируются таким образом, что средства становятся доступными после второго и четвертого четвергов, существует существенное ограничение контроля, и сотруднику не платили своевременно.
несогласованность
Государственные законы о заработной плате и часах касаются сроков оплаты. Когда сотрудник инициирует претензию, касающуюся недоставленной проверки заработной платы, штат проверит соответствие принципам конструктивной квитанции и заработной платы. Как и в вышеприведенном примере прямого депозита, если чек отправляется по почте после дня выплаты жалованья, работник имеет существенные ограничения на контроль над денежными средствами. Задержка отправки по почте чека вызывает несоответствие.
Финальные проверки
Министерство труда не определило почтовые требования для окончательных проверок заработной платы; однако в вашем штате могут быть конкретные рекомендации, которые следует учитывать. В «Справочнике работодателя по правовым вопросам» Фред Штейнгольд пишет, что, если работодатель не выплачивает окончательную зарплату вовремя, ему, возможно, придется выплатить ущерб работнику, а также понести государственные штрафы.
Если вы проводите окончательную проверку для сотрудников в нескольких штатах, обязательно ознакомьтесь с правилами окончательной проверки для каждого штата. Обратите особое внимание на то, когда должна быть доставлена окончательная проверка, каким образом она должна быть доставлена и требуется ли письменное подтверждение того или иного типа для отправки окончательной проверки по почте.
Резюме
Правила расчета заработной платы специально не определяют законы для отправки чеков по почте. Это не означает, что работодатель может быть слаб в своевременной рассылке чеков заработной платы или в соответствующей документации. Важно придерживаться сообщенного графика при рассылке чеков по почте. Это предотвратит риск несоблюдения.
