До появления компьютеризованных финансовых систем все бухгалтерские процессы выполнялись вручную, с использованием бумаги и карандаша. Некоторые малые предприятия все еще используют эту старую методологию, также известную как система ручного учета. Концепции, лежащие в основе как ручных, так и компьютеризированных систем, одинаковы, изменилась только механика.
Выгоды
Ручной метод учета намного дешевле, чем компьютеризированная система. Некоторым людям неудобно работать с компьютерами, и они лучше работают с системой бумаги и карандаша. Ручная система работает, даже если электричество отключено - в отличие от большинства компьютерных настроек. Другое преимущество ручной системы состоит в том, что нет повреждения или дублирования данных, как это иногда бывает с бухгалтерским программным обеспечением. Поскольку ручной учет прост и не требует навыков работы с компьютером, фирмы могут нанимать сотрудников за меньшие деньги, что является большим преимуществом для малого бизнеса.
Бумажные колодки
До компьютеризированных электронных таблиц и программного обеспечения бухгалтеры использовали листы бумаги, напечатанные столбцами. Первый столбец слева обычно узкий и используется для дат, в то время как второй столбец, самый широкий на странице, используется для описаний. На учетных площадках представлены четыре или более столбцов - каждый столбец разделен двойными линиями, проходящими по странице. Подушки часто печатаются светло-зеленым или белым шрифтом с пробелом для каждой цифры, что сводит к минимуму путаницу из-за почерка. Строки на площадках отражают бизнес-операции, такие как продажи или операции с запасами.
Журналы
Журналы используются для облегчения процесса ручного учета. Это специальные пэды для определенного процесса. Например, у вас может быть журнал для всех ваших транзакций получения наличных. Когда происходит продажа, вы записываете транзакцию в журнал как отдельную позицию. В конце недели или месяца вы складываете транзакции и делаете одну запись журнала в главной книге - кредит на продажи и дебет на наличные.
ошибки
При использовании системы ручного учета необходимо иметь стратегию для эффективного поиска и исправления ошибок. Как правило, вы обнаруживаете ошибку при составлении пробного баланса, и она не балансирует - дебеты не равны кредитам. В этом случае убедитесь, что сальдо в ваших журналах и записях журнала являются точными. Вы можете запустить ленту калькулятора и прикрепить ее к каждой странице журналов и главной книги, убедившись, что итоговые данные верны. Вам также следует проверить пробный баланс на разумность и сравнить его с последним пробным балансом, чтобы найти различия, которые могут быть ошибками.
