Обоснование единственного источника (SSJ) является требованием в большинстве учреждений, где покупка предметов (предметов снабжения, оборудования, услуг и т. Д.) Сверх определенного денежного порога требует многофакторного объяснения того, почему указанные предметы могут поступать только из одного источника. Многие считают, что написание SSJ обременительно и не понимают, почему объяснение, что именно этот товар они хотят приобрести, является достаточным оправданием. Тем не менее, отдел закупок должен иметь веские основания для того, чтобы эти товары не могли быть закуплены в рамках полного и открытого конкурса, где любой способный продавец может подать заявку на контракт. В то время как у большинства учреждений есть свои собственные шаблоны для запроса соответствующего SSJ, в этой статье описываются основные этапы наследования при обосновании всех таких заявок на покупку.
Назовите документ обработки текста как обоснование единственного источника для конкретного номера заказа на поставку, если применимо, и перечислите любые номера институциональной политики, объясняющие, почему для этой заявки требуется единственный источник.
Опишите конкретное использование предмета. Конкретно укажите, для чего предназначен этот предмет и что он будет делать. Включите здесь любые номера проектов и названия, которые будут поддерживаться в данном материале.
Укажите отличительные характеристики предмета и почему это единственный, который будет соответствовать требованиям. Это может включать в себя дополнение к существующей системе или замену существующей системы. Авторские права и торговые марки могут быть применимы здесь в зависимости от ситуации.
Объясните, что произойдет, если вместо этого будет приобретен другой, неравный предмет. Включите любые задержки обучения, изменение стандартных рабочих процедур и т. Д., Которые могут стоить учебного времени, средств и общего завершения проектов.
Опишите выполненную работу, чтобы определить, какие другие, аналогичные товары предлагаются от других поставщиков и почему эти товары не будут соответствовать требованиям, изложенным в предыдущих шагах. Это может потребоваться для явного указания: названия компаний, контактная информация и, в некоторых случаях, действительные предложения.
Включите имя, должность и контактную информацию основного контактного лица для SSJ (это не обязательно должен быть человек, который его написал) и приложите копию вместе с заказом.
подсказки
-
Всегда следуйте предложенному институциональному шаблону для SSJ, если таковой имеется, так как это наиболее верный способ получить одобрение. Поговорите с другими, кто написал SSJs и попросите увидеть их примеры успешных заявок. Аналогичным образом, после того, как вы успешно подадите заявку, храните этот документ в надежном месте и основывайте на нем все будущие документы. Очевидно, что важно предоставить как можно больше информации о запрашиваемых предметах; чем меньше времени тратит покупка на то, чтобы вернуться и задать вопросы создателю SSJ, тем меньше времени потребуется, чтобы получить предметы.
Предупреждение
Процесс покупки становится все более строгим, а SSJ становятся все более сложными и обременительными. Относитесь серьезно к этому процессу и проявляйте уважение к процедурам и надейтесь на лучшее.
