Отчеты об обосновании рекомендуют изменения в бизнес-политике или процедурах. Они предоставляют доказательства, оправдывающие курс действий, который, например, решает проблему или повышает производительность. Они часто представляют решения, которые приводят к финансовой экономии или прибыли. Чтобы создать эффективный отчет, вы должны представить убедительные аргументы и подтверждающие доказательства в поддержку изменений, которые вы предлагаете.
Используйте основной заголовок заметки («До / От / Дата / Тема») и заполните его. Укажите, кто должен читать отчет, кто его написал и каков предмет контента.
Напишите вступительный абзац, описывающий проблему или цель вашего отчета. Объясните в нескольких предложениях, каковы ваши рекомендации, и объясните преимущества, которые они принесут.
Напишите введение в свой отчет, в котором более подробно описаны цель и значение вашего отчета. Включите соответствующую справочную информацию, которая поможет читателю понять мотивы и обоснование ваших рекомендаций.
Используйте основную часть вашего отчета, чтобы объяснить, как вы предлагаете реализовать свои рекомендации. Предоставьте конкретные сведения о новых процедурах или решениях и их последствиях. Объясните, кто будет вовлечен, что они будут делать, сколько это будет стоить и сколько времени это займет.
Укажите исследование или методы, которые вы использовали, чтобы прийти к своим выводам. Включите недостатки и проблемы, которые могут создать новые процедуры, а также преимущества. Будьте точны, систематизируйте свой материал и будьте честны; это добавит силу вашим аргументам.
Завершите свой обосновательный отчет кратким изложением ваших выводов и рекомендаций. Не вводите новую информацию на этом этапе; вместо этого рассмотрите основные аргументы в поддержку ваших рекомендаций. Напишите краткий заключительный абзац для вашей заметки.
подсказки
-
Подчеркните преимущества ваших рекомендаций и объясните, как они перевешивают любые недостатки. Держите ваше письмо положительным. Избегайте таких слов, как, может быть, возможно и возможно. Обеспечьте баланс в вашем отчете, обсуждая альтернативные решения. Поместите рекомендацию, которую вы считаете более перспективной в прошлом. Выясните, какие шаги, по вашему мнению, следует предпринять в ваших рекомендациях. Избегайте общностей; быть конкретными. Введите каждую рекомендацию с активным глаголом, чтобы усилить ваши предложения.
