Памятная записка отчета о передаче функционирует во многом как резюме письма. Думайте об этом как о вашей личной подаче к читателю. Напишите, что бы вы сказали получателю, если бы лично передавали ему отчет, но сначала соберите свои мысли.
Прежде чем писать, важно точно определить, что вы хотите сказать. Определите свою аудиторию и оцените их конкретные потребности и желания. Учитывайте эти моменты при составлении меморандума о передаче и остальной части вашего доклада или предложения.
Обратитесь к памятке о передаче, используя простое форматирование памятки. Если в вашей организации есть шаблон заметки, используйте его. Если не использовать эту настройку в качестве отправной точки:
МЕМОРАНДУМ
Кому: Имя и должность получателя От: Ваше имя и должность Дата: Дата, когда вы включаете свой отчет Тема: Имя отчета
Написать вступительное заявление. «Вот отчет, который вы запросили относительно…», например. Это не должно быть долго. Несколько простых предложений выполнят работу. Используйте формат бизнес-блока для этого абзаца и остальной части вашей заметки. Поместите пробел или пробел между каждым абзацем, но не начинайте с табуляции или отступа перед началом нового раздела.
Написать вступительный абзац. Опишите сферу охвата отчета, точно, что он будет охватывать и как вы собрали вашу информацию.
Напишите основную часть памятки. Объясните, насколько полезным будет отчет для читателя. Представьте свои основные выводы и выделите интересные выводы или главы, представляющие особый интерес для вашей аудитории. Любая информация, которая сделает отчет более полезным или доступным для вашего читателя, может быть включена в этот раздел. Вы можете даже сделать предложения для дальнейших исследований.
Составьте заключительный абзац. Напишите короткую записку с благодарностью своему читателю и отметьте любую значительную помощь, которую вы получили от коллег. Также предложите уточнить какие-либо моменты или проделать дополнительную работу, если это необходимо.
Проверьте документ на наличие орфографических и грамматических ошибок.
Попросите коллегу, которому вы доверяете, проверить свою работу. Ее свежие глаза сосредоточатся на запутанной речи и опечатках.
Внесите необходимые изменения и включите предложения вашего корректора.
Вставьте заполненную записку о передаче в остальную часть вашего доклада. Поместите его прямо перед оглавлением и после титульного листа отчета.
подсказки
-
Напишите памятку о передаче и другие предварительные части вашего отчета в последнюю очередь, так как они ссылаются на остальную часть документа.
Предупреждение
Записка о передаче используется только для внутренних документов. Если ваш отчет предназначен для внешней аудитории, такой как потенциальный клиент, напишите вместо этого письмо-уведомление. Информация будет такой же, но используйте форматирование делового письма для адресации вашего документа.
