Важная встреча? Предстоящий кровавый драйв? Там может быть много причин, чтобы отправить убедительную деловую записку. Любая распространяемая записка должна быть хорошо написана, потому что она представляет вас и ваш отдел. И, конечно, вы хотите убедить людей присутствовать, зарегистрироваться, дать или что-то, что вы просите их сделать. Следуя нескольким рекомендациям при составлении убедительных записок, вы сможете получить желаемые результаты.
Определите свою аудиторию
Понять читателя или целевую аудиторию. Записка для вашей команды, вероятно, будет отличаться по тону от записки совету директоров. Будучи всегда профессиональными по своему характеру, некоторые заметки должны быть более формальными в речи. Другие факторы, такие как возраст, пол и уровень образования, также могут сыграть роль в написании убедительной записки.
Укажите свою тему
Это может звучать глупо, потому что вы, конечно, думаете, что знаете, о чем будет ваша записка. Но написание четкой темы для вашего письма поможет вам сосредоточиться именно на том, что вы хотите, чтобы произошло. Изложение этого кратко поможет вам добраться до сути без лишних дополнительных комментариев. Изложение темы только для справки при написании. Вы не объявляете свою тему для читателей. Например, вашей темой может быть «поддержать кровопролитие в следующий вторник».
Изложить заметку
Ох, это то ненавистное слово с седьмого класса до старшей школы, "наброски". Расслабьтесь. Это просто неофициальный набросок того, кто читатель, что вы хотите, чтобы он сделал и почему он должен это делать. Никто не увидит этого, кроме вас; ни один грамматик не будет висеть у вас за плечом или брать с ним красную ручку, потому что у вас не всегда была точка B, подходящая для вашей точки A. Эта схема просто помогает вам упорядочить свои мысли. Ваша схема может быть просто пунктами в порядке:
- Поддержите кровопролитие в следующий вторник.
- Кровавые побуждения спасают жизни.
- Все группы крови необходимы.
- Записаться на прием.
Добавьте примечания к плану, где детали имеют смысл:
- Поддержите кровопролитие в следующий вторник, 25 сентября, с 8:00 до 12:00.
- Кровавые побуждения спасают жизни.
- Все группы крови необходимы.
- Назначьте встречу, чтобы вам не пришлось ждать. Вызов ____
Держите это коротким и сфокусированным
Начните писать, используя ваши наброски и заметки. Помните, что заметки короткие и целенаправленные. Опишите кратко, но подробно, что вы хотите, чтобы читатель делал, почему, как и когда. Перечислите преимущества принятия мер. Заставить людей согласиться с тем, что вы предлагаете, и делать то, что вы просили, является конечной целью убедительной записки. Но чтобы убедить людей в том, что то, что вы предлагаете, является хорошей идеей, вы должны указать читателям причины, по которым они должны подчиняться. Расскажите людям, что будет получено, и дайте основные преимущества выполнения того, что вы просите.
Редактировать и переписать
Проверьте грамматику и орфографические ошибки. Хотя идея меморандума важна, важны и мелочи. Записка будет более убедительной, если она хорошо написана и не содержит грамматических и печатных ошибок. Деловые люди возлагают большие надежды. Если заметка убедительна, но содержит заметные ошибки, эти ошибки уменьшат ее эффективность и эффективность. После первого черновика отложите его и вернитесь к нему через несколько минут или несколько часов, в зависимости от того, сколько у вас есть времени, прежде чем вам нужно будет отправить его. Перечитайте заметку и внесите любые изменения, которые, по вашему мнению, улучшат ее.
Например, если вы думаете, что это может использовать больше убеждения, сделайте небольшое исследование для убедительных фактов:
- Поддержите кровопролитие в следующий вторник, 25 сентября, с 8 утра до полудня.
- Кровавые побуждения спасают жизни. Только в прошлом году из-за чрезвычайных ситуаций и переливаний в нашей местной больнице было использовано ____ пинт крови. Все благодаря донорам крови.
- Все группы крови необходимы.
- Позвоните ____, чтобы записаться на прием, чтобы вам не пришлось ждать.
Сначала спросите обратную связь
Прежде чем отправить записку, получите отзывы от других. Попросите нескольких людей, чье мнение вы цените, прочитать их, прежде чем отправлять. Спросите, если бы их убедили принять меры, а если нет, то почему. Выслушайте любые предложения и постарайтесь включить любые полезные идеи в заметку. Убедительная записка обычно занимает несколько черновиков, прежде чем она становится достаточно хорошей для распространения.
