Отчеты о передаче обслуживания - это основной инструмент, используемый уходящим сотрудником для информирования нового сотрудника о прошлой работе и о том, что должно произойти для обеспечения плавного перехода сотрудников. Этот тип отчета может использоваться несколькими различными способами. Это может включать информацию для простой смены или для постоянного сменного сотрудника. В отчете должна быть указана вся необходимая информация, которую лицо, принимающее вас, должно знать, чтобы избежать возникновения ненужных и непредвиденных проблем после ухода с должности.
Подготовка отчета о передаче работника
Прежде чем вы начнете составлять свою записку о передаче, составьте список всей информации, которую должен знать поступающий сотрудник. Подумайте о том, что вы делаете ежедневно, а также о том, что вы делаете еженедельно, ежемесячно или ежегодно. Включите информацию, отличную от ваших основных обязанностей и обязанностей, таких как важные контакты, протокол, цепочка команд, пароли, ключи, важные даты, программы обучения и любую другую информацию, относящуюся к работе.
Подумайте о сроках и приоритетах
Когда вы почувствуете, что ваш список завершен, начните разбивать список по приоритетам, частоте, типу информации и последовательности. Перечислите текущие проекты, даты или время, когда они начали, как они должны прогрессировать и их ожидаемую дату или время завершения. Приходящий сотрудник должен знать, какие задачи им нужно будет расставить по приоритетам после передачи.
Начните с ключевых целей
Начните с написания краткого изложения целей для вашей должности - вашей и компании - чтобы ваша замена знала, с чего они должны начать. То, что следует, зависит от цели отчета. Например, для отчета о передаче смены вы начнете с того, что было начато в вашу смену и должно быть завершено к следующему. Также обратите внимание на выполненные задачи, чтобы входящая смена не дублировала то, что вы сделали. Для нового постоянного сотрудника напишите список как краткосрочных, так и долгосрочных проектов, над которыми вы сейчас работаете, а также заметных проектов, которые вы выполняли в прошлом. Включите все даты и сроки, которые новый человек должен знать.
Добавить советы и ресурсы
Также полезно включить советы по успешному выполнению поставленных задач. Например, вы можете составить подробный каталог с указанием местоположения конкретных документов и предметов для вашей замены в дополнение к указанию контактной информации для людей, имеющих отношение к данной работе. Если возможно, включите способы повышения производительности и производительности труда. Это даст вашей замене инструменты для продолжения того, что вы начали, без прерывания процесса и увеличит вероятность успешного результата.
Используйте шаблон
Чтобы упростить процесс создания отчета о передаче работника, создайте свой отчет с помощью офисной компьютерной программы. Используйте существующий шаблон отчета о передаче обслуживания или создайте свой собственный, основываясь на элементах, относящихся к заданию. Если ввести «шаблон отчета о передаче обслуживания» в поисковую систему, должно появиться множество примеров. И не забудьте вычитать отчет о передаче, прежде чем покинуть свою должность, чтобы обеспечить доступность всей необходимой информации для нового сотрудника.
