Проведение семинара по определенной теме может научить людей чему-то новому, переучить людей на том, что они уже знают, и представить достижения в вашей отрасли. Но проведение семинара может быть дорогостоящим. Есть целый ряд решений, которые вам нужно будет принять, чтобы вы знали, сколько денег выделено на ваш семинар и какие факторы повлияют на общую стоимость.
Предметы, которые вам понадобятся
-
Бюджет семинара
-
Оценка участников
-
Список поставщиков
-
Бюджетный план предыдущего семинара
Начните составлять бюджетный план для своего семинара, определяя, сколько денег вы должны на него потратить. Если ваша организация выделила определенную сумму на мероприятие, вам необходимо знать, что это такое. Если вы планируете взимать плату за семинар в надежде на безубыточность, вам нужно будет определить, сколько стоит взимать плату, исходя из числа ожидаемых участников и общей прогнозируемой стоимости мероприятия.
Определите общую стоимость мероприятия, составив список предметов, необходимых для проведения семинара. Включите такие вещи, как стоимость аренды помещения, если у вас нет свободного места, стоимость аренды аудиовизуального оборудования для докладчиков, стоимость докладчиков, если они оплачиваются, стоимость любых печатных раздаточных материалов и ручек и стоимость аренды столов и стульев, если вы планируете это сделать.
Запросите бюджетный план на предыдущем семинаре, проведенном вашей организацией, чтобы понять, сколько он заплатил за каждый из этих пунктов. Вы также захотите получить список рекомендованных поставщиков, которых ваша организация использовала в прошлом. Если ваша организация не может рекомендовать каких-либо поставщиков, обратитесь в местную торговую палату или другие организации, с которыми у вас хорошие отношения, и спросите, могут ли они рекомендовать поставщиков. Позвоните поставщикам, которых вы планируете использовать, и запросите оценки, основанные на количестве участников, которых вы планируете принять на вашем семинаре.
Следите за оценками поставщиков, создавая форму на вашем компьютере. Сделайте раздел для каждого элемента, который вам нужен. Например, сделайте раздел с пометкой «аудио-визуальный» и введите название компании и примерную цену. Если вы получаете предложения от двух компаний, включите их и их цены. Сделайте это для каждого элемента в вашем списке и суммируйте суммы. Если у вас цены отличаются от аналогичных поставщиков, начните с добавления количества продавца, которого вы предпочитаете, и переключитесь на менее дорогого продавца, если ваш итог окажется слишком дорогим.
Сравните общую прогнозируемую стоимость вашего семинара с суммой, заложенной в бюджет вашей компании, чтобы увидеть, является ли она приемлемой. Если стоимость слишком велика, рассмотрите возможность взимания платы с участников за участие в семинаре. Разделите стоимость семинара или стоимость семинара сверх бюджета на число ожидаемых участников, чтобы определить, сколько вы должны брать с людей.
