Вам нужно создать годовой отчет для вашей организации? Не знаете, как поступить? К счастью, вы можете разбить процесс создания годового отчета на небольшие, простые в выполнении шаги. Более того, управление годовым отчетом поможет вам связаться с ключевыми лицами, принимающими решения в вашей организации. Вы можете служить в важной, престижной должности, которая повышает вашу карьеру и доказывает вашу ценность для организации. Следуйте этим рекомендациям для помощи в создании годового отчета.
Начните с цифр. Почти все годовые отчеты сосредоточены вокруг финансовых данных, даже в некоммерческих организациях. Встретьтесь с финансовыми консультантами и / или бухгалтерами вашей организации, чтобы проанализировать финансовые результаты прошлого года и определить, какую информацию включить в отчет за этот год. Финансовый статус вашей организации поможет вам выбрать тему и внешний вид годового отчета.
Обратите внимание, что точное содержание финансового отчета зависит от размера организации, бизнес-модели и некоммерческого статуса. Проконсультируйтесь с финансовыми и юридическими консультантами, чтобы подтвердить, какой из следующих элементов включить: Отчет о прибылях и убытках - основной отчет о финансовой устойчивости организации. Он детализирует источники денег, расходов и чистого дохода или убытка за год. Бухгалтерский баланс --- дает общее представление о финансовом состоянии организации. В нем перечислены как активы, так и обязательства (суммы задолженности) организации. В коммерческих организациях баланс будет включать отчет об акционерном капитале. Это существенно увеличивает стоимость акционеров, вычитая обязательства из активов. Отчет о движении денежных средств - отчет о том, как денежные средства проходят через организацию и сколько наличных средств находится в кассе. Риски - краткое изложение бизнес-рисков, с которыми организация может столкнуться или может столкнуться в будущем. Примечания --- включают в себя объяснения практики бухгалтерского учета организации, объясняет любые исключения из общей практики бухгалтерского учета и описывает, как была собрана финансовая информация. Публично торгуемые компании должны включать отчет старшего руководства, подтверждающий, что внутренний контроль бухгалтерского учета соответствует требованиям Закона Сарбейнса-Оксли.
Сделать бюджет. Используйте затраты из отчета за предыдущий год, если таковые имеются, в качестве отправной точки. Далее рассмотрим ваши текущие потребности. Спросите, вам понадобится профессиональная фотография? Писать помощь? Вы хотите распечатать и отправить отчет по почте и / или опубликовать его на веб-сайте? Какая техническая помощь вам понадобится? Сколько будет стоить печать и почтовые расходы?
Выберите тон и тему для содержания и дизайна годового отчета. Организация преуспела? Тогда планируйте оптимистичный тон и яркий, красочный дизайн. Если организация столкнулась с трудностями или пережила шторм, сдержанный тон и черно-белый дизайн имеют больше смысла.
Планируйте свой контент. Обзор деятельности года. Прочитайте последние информационные бюллетени, пресс-релизы и новости. Каковы были основные достижения и вехи? Кто были высокими исполнителями и создателями различий? Используйте свои ответы, чтобы составить план содержания для годового отчета.
Начните сверху. Начните годовой отчет с письма или колонки от руководителя организации (председателя правления, президента или исполнительного директора). В послании руководителя должен быть представлен обзор деятельности и достижений за год. Следует также суммировать финансовые показатели в терминах, понятных обычному читателю.
Дай кредит. Включите признание для руководства и ключевых сотрудников в коммерческих организациях или доноров и добровольцев в некоммерческих организациях.
Рассмотрите свой план с руководством. Будьте уверены, чтобы получить бай-ин на бюджет, тон и внешний вид. В частности, убедитесь, что представление финансовой информации встречает одобрение руководства. Помните, что руководство, вероятно, захочет подписать окончательный контент и дизайн перед публикацией и распространением.
Подготовить отчет. Если в вашей организации не хватает авторов, фотографов и дизайнеров, возможно, вам придется выполнить работу самостоятельно или найти добровольцев. Фирмы маркетинговых коммуникаций и профессиональные фрилансеры также являются источниками помощи. Если вы планируете распечатать и отправить отчет по почте, получите цитаты из нескольких типографий и почтовых отделений. Это также может помочь в разработке годового отчета.
