Некоммерческий годовой отчет наиболее эффективен, когда он написан и разработан с учетом важности и использования документа. Документ служит отчетной карточкой, благодарностью донорам и другим сторонникам, возможностью делиться информацией с некоммерческим сообществом и маркетинговым инструментом для привлечения новых сторонников. Читатели годового отчета ищут информацию о количестве, качестве и результатах о программах, клиентах и доходах. Хорошо составленные годовые отчеты включают в себя баланс повествования, фотографий, списков и графического представления финансовых данных. Хорошо написанный годовой отчет рассказывает об отдельных историях, лежащих в основе круговых диаграмм и списков доноров.
Определите содержание вашего годового отчета. Независимо от того, является ли ваша публикация толстым глянцевым журналом или четырехстраничным информационным бюллетенем, ваши читатели будут искать конкретную информацию в вашем годовом отчете: письмо на первой странице от некоммерческого председателя правления или главного исполнительного директора, отчеты об организационных достижениях, отчеты от специальные программы или основные отделы, финансовые отчеты, список членов совета директоров и ключевых сотрудников, а также список доноров, упорядоченный по количеству и в алфавитном порядке по имени.
Используйте ясное, простое и честное письмо с неформальным, но профессиональным тоном. Четко изложите факты и используйте непринужденный и личный тон, чтобы писать о достижениях и личных историях, которые описывают влияние на клиентов и сообщество.
Выберите слова в своем письме, которые передают позитивность, гордость и приверженность вашей миссии. Избегайте излишне драматического письма, но делитесь информацией, которая привлекает читателя и привлекает доноров, которые чувствуют чувство партнерства в вашей работе. Например, расскажите историю одного клиента, чтобы описать достижения программы и связать действия с миссией вашей организации.
Включите несколько боковых панелей, чтобы выделить важные данные из отчетов по программам, такие как распределение клиентов по возрасту и этнической принадлежности или участников программы поиска работы и их статус на конец года. Эта обобщенная информация помогает читателям понять суть статей, а также добавляет человеческий взгляд.
Подготовьте визуальные эффекты для своей финансовой информации, используя данные в своем финансовом отчете, чтобы показать тенденции, итоги и итоги. Например, создайте круговую диаграмму, которая показывает процент бюджета, используемый каждым отделом, или гистограмму, которая показывает изменения в пожертвованиях за последние четыре года. Используйте текстовое поле, чтобы перечислить общую сумму средств, полученных от различных типов доноров, таких как фонд и отдельные лица. Финансовые визуальные эффекты предоставляют читателям запоминающиеся снимки.
Выберите фотографии, которые вы будете использовать, чтобы рассказать истории. Вы можете использовать фотографии дома, который ваша организация помогла построить, учеников, участвующих в вашей внеклассной программе, животных в вашем приюте для спасения, деревьев, посаженных в местных школах, или сотрудников, организующих прогулку.
подсказки
-
Выберите форматирование в зависимости от длины и содержания вашего годового отчета. В длинном отчете могут быть полезны такие разделы, как программы, достижения, финансы и доноры. Вы можете разбить текст на части, разбрасывая фотографии и графику по всему описанию, разделенному только заголовками.
Как сообщает Board Café на веб-сайте Blue Avocado, типичного читателя годового отчета больше всего интересует письмо генерального директора или председателя совета директоров, имя читателя в списке доноров, подписи к фотографиям и финансовые итоги.
