Проверка счета необходима для любого бизнеса; он включает в себя перекрестную проверку полученных или выставленных счетов с уплаченными или полученными суммами.Большинство учетных систем автоматизированы, но бывают случаи, когда может потребоваться проверка счетов вручную. Малые предприятия могут вручную проверять все счета-фактуры, которые работают до тех пор, пока существует система сдержек и противовесов для ограничения нечестности сотрудников.
Входящие счета
Один сотрудник должен составлять счета-фактуры по мере их поступления, разделять их по поставщикам и проверять их лично или направлять их сотруднику, отвечающему за индивидуальный счет. Действительность счета зависит от нескольких факторов, поэтому важно, чтобы каждый из них оказался в правильном месте. Затем сотрудник должен проверить каждую позицию, записать счет и направить счет на оплату. Лица, ответственные за проверку счетов, никогда не должны иметь доступ к средствам для оплаты.
Исходящие счета
Все исходящие счета должны быть проверены на точность перед отправкой по почте. В то время как один человек или отдел может нести ответственность за ввод предметов, включая расходы на продажу и обслуживание, распределенные затраты на оплату труда и любые материалы и принадлежности, используемые для конкретной работы. Каждый счет-фактура должен подвергаться перекрестной проверке с соответствующей учетной записью клиента, чтобы повысить степень удовлетворенности клиентов за счет точного выставления счетов и уменьшить трудозатраты, вызванные исправлениями в счете-фактуре.
платежи
После проверки счетов они передаются частному лицу или отделу для обработки платежей. Абсолютно необходимо, чтобы лицо, ответственное за проверку счетов, не имело доступа к платежным средствам. Эта система сдержек и противовесов гарантирует, что сотрудники не имеют возможности подделывать чеки, оплачивать несуществующие или фальсифицированные счета-фактуры или выполнять другие нечестные действия.
Заявления
Когда отчеты прибывают или отправляются, они должны быть сверены с каждым счетом клиента или поставщика, чтобы гарантировать точность. Предприятиям, действующим строго вручную, необходимо внедрить эффективную систему регистрации; при необходимости все счета-фактуры должны быть скопированы и поданы под именем клиента или поставщика. Когда поступают выписки, отдельное лицо или отдел должны убедиться, что каждая выписка и платеж точно указаны в выписке. Отделение отдела проверки выписок от отделов выставления счетов и оплаты обеспечивает дополнительную точность и препятствует нечестному поведению.
