Если на вашу деловую встречу придут подходящие люди, это может сделать или разрушить событие. Когда вы создаете убедительное и профессиональное приглашение, вы убеждаете приглашенных в важности встречи, необходимости их посещения и пользе для них.
Персонализируйте приглашение, если вы отправляете отдельные письма. Используйте фирменный бланк или ваш логотип, если вы отправляете печатные открытки по почте. Для получения приглашений по электронной почте отобразите свой логотип и ссылки на веб-сайты. Обращайтесь к каждому человеку по имени и получайте корреспонденцию от высокопоставленного сотрудника компании с подписью.
Начните с убедительного вступительного предложения, которое объясняет, что происходит и почему этого человека приглашают посетить. Например, «Ваш отраслевой опыт делает вас идеальным кандидатом в наш новый руководящий комитет. Я хотел бы пригласить вас встретиться и пообщаться с участниками нашего делового сообщества за обедом и презентацией с обслуживанием ».
Укажите эксклюзивность встречи, тему для обсуждения или желаемые результаты дня. Например, «Мы пригласили только дюжину лучших местных руководителей принять участие в этом круглом столе. Наша цель состоит в том, чтобы провести мозговой штурм и дать рекомендации законодательному органу штата в следующем году относительно уникальных потребностей предпринимателей в нашем штате. Мы хотим, чтобы ваш голос был услышан.
Обратите внимание на приглашенных ораторов, возможности питания или сетевых возможностей, которые могут понравиться занятым специалистам. Например, «Мы услышим от местных кандидатов, баллотирующихся на должность, и предоставим период для вопросов и ответов. Мы также предоставим поздний завтрак и кафе-бар. »
Включите все соответствующие детали встречи в выделенный или жирный раздел вашего письма, который выделяется для приглашенного. Важная информация, такая как дата, время и место, может быть потеряна в теле письма. Поместите все это в один раздел для удобства пользования.
Запросите RSVP к определенной дате, чтобы вы могли планировать соответственно. Предоставьте приглашенным несколько способов подтверждения посещаемости, например, по электронной почте, на веб-сайте компании, с предварительно напечатанной картой или по телефону.
подсказки
-
Проверьте календари сообщества и местных предприятий на наличие конфликтующих событий, прежде чем планировать дату и время. Вы не хотите конкурировать с функцией Торговой палаты, мероприятием клуба Ротари или крупной конференцией или выставкой.
Разошлите приглашения по крайней мере за месяц с напоминаниями за две недели, чтобы у посетителей было время добавить вас в свой график. Если это крупное собрание или конференция, на которых людям необходимо планировать поездки и проживание, по возможности, уведомляйте их как минимум за шесть месяцев.
