Если вы докладчик, консультант или преподаватель, семинары могут быть вашим бизнесом. Если вы являетесь владельцем другого бизнеса, семинары могут быть одним из лучших способов продвижения вашего бизнеса. Какими бы ни были ваши причины для организации семинара, необходимо выполнить те же основные шаги, чтобы создать мероприятие, которое проходит гладко и впечатляет ваших участников.
Выберите тему Если вы консультант или докладчик, вероятно, вас попросили поговорить с группой на определенную тему. Если вы владелец бизнеса, который организует семинар для продвижения вашего бизнеса, вам следует выбрать тему, которая понравится вашему целевому клиенту. Например, адвокат может организовать бесплатный семинар для общественности по планированию недвижимости.
Выберите место проведения Попробуйте подсчитать количество участников, которое у вас будет, и выберите место, где будет достаточно места для того, чтобы всем было удобно сидеть. Вам также нужно будет учитывать цену при выборе места проведения. В некоторых местах плата за аренду помещения может составлять несколько сотен или даже тысяч долларов, в то время как другие более разумны. В отелях часто есть банкетные залы, где предприятия часто проводят конгрессы, так что это может быть хорошим началом для поиска места.
Создание и рассылка приглашений. В зависимости от размера и формальности вашего мероприятия ваши приглашения могут варьироваться от простого документа, созданного в Microsoft Word, до необычного дизайна, созданного профессиональным дизайнером. Отправьте свои приглашения по почте за несколько недель, чтобы у участников было время запланировать участие. Тем не менее, не отправляйте приглашения по электронной почте заранее, чтобы они могли их забыть до наступления фактической даты семинара. Вы также можете отправлять приглашения по электронной почте, но имейте в виду, что они могут оказаться в папках спама нескольких получателей.
Решите, будете ли вы предлагать обед или легкие закуски. Если ваш семинар длится несколько часов, приятно иметь легкие закуски. Если ваш семинар начинается рано утром или продолжается в обеденный перерыв, рекомендуется обеспечить обед. В некоторых местах требуется, чтобы вы пользовались услугами их провайдера при проведении мероприятия на объекте. Убедитесь, что вы знаете правила вашего контракта, прежде чем заказывать напитки.
Создайте свои презентационные материалы. Сделайте копии раздаточных материалов или распечатайте их на профессиональном принтере. Возможно, вы захотите создать презентацию PowerPoint, чтобы иметь визуальную справку, когда вы или ваш докладчик представляете материал. Вы можете легко создать раздаточный материал для своих участников, выбрав «раздаточный материал» под опциями печати. Убедитесь, что вы выбрали три на каждой странице, и ваши участники смогут делать заметки непосредственно в своих раздаточных материалах.
За несколько дней до мероприятия уточните количество участников на основе ваших RSVP. При желании вы можете позвонить другим приглашенным людям, чтобы напомнить им о вашем мероприятии и дать им последний шанс зарегистрироваться. Оставьте сообщение для тех, кого вы не достигли, если это возможно, и попросите их позвонить вам как можно скорее, если они планируют посетить.
Создайте лист входа и именные ярлыки. Приятно, что участники семинара могут встретиться с другими людьми и сразу увидеть их имя и происхождение. Это устраняет некоторые неудобные чувства, которые люди испытывают, представляя себя новым людям. Лист регистрации окажется полезным, если вы планируете предлагать какие-либо кредиты для продолжения образования своим участникам или если вы просто хотите поддерживать связь со своими участниками после семинара. Вы можете запросить их имена, адреса, номера телефонов и адреса электронной почты. Целесообразно предложить коробку, которую они могут проверить, если они не хотят получать дальнейшие сообщения от вас.
Создайте пакеты для каждой настройки таблицы. Вы можете включить брошюры и другие рекламные материалы о вашем бизнесе. Вы также захотите предоставить что-то для ваших участников, чтобы написать и ручку для них, чтобы написать. Если у вас нет этих предметов с логотипом вашей компании, на месте проведения вашего мероприятия могут быть ручки и прокладки, которые они с удовольствием предоставят.
Подтвердите детали у своего контактного лица за несколько дней до вашего мероприятия. Вы также должны подтвердить окончательный подсчет количества продуктов, если вы едите. Обязательно сообщите об этом поставщику, если он понадобится вам для доставки бумажных изделий, таких как тарелки, салфетки или чашки. Сделайте любые необходимые платежные меры. Некоторые заведения и организации общественного питания требуют предоплаты, в то время как другие с удовольствием собирают деньги в день вашего мероприятия.
Установите место проведения за день до или утром вашего мероприятия. Вам нужно быть уверенным, что персонал вашего заведения настроил комнату так, как вы просили. Вы также захотите разместить свои пакеты и другие материалы в каждой обстановке до прибытия ваших гостей. Обойдите комнату и убедитесь, что все будут видеть вас или вашего говорящего в передней части комнаты.
Запланируйте присутствие себя или представителя вашей компании, когда первые гости начнут прибывать в день вашего мероприятия. Вам захочется поприветствовать людей и направить их на страницу регистрации, расположение туалетов и закусок.
подсказки
-
Старайтесь как можно более организованно планировать свой семинар. Мелкие детали могут иметь тенденцию ошеломлять вас, и чем более организованно вы ведете мероприятие, тем более плавно оно будет проходить в большой день.
Предупреждение
У вас всегда будет несколько участников, которые зарезервировали место на вашем семинаре, которые не отображаются в день мероприятия. Возникают чрезвычайные ситуации или другие проблемы, которые не позволяют некоторым людям действительно прийти. Не позволяйте этому беспокоить вас. Скорее всего, будет один или два человека, которые появятся в последнюю минуту и спросят, могут ли они все еще присутствовать.
