Малые предприятия и фрилансеры с хорошими продажами могут получать прибыль на бумаге, но изо всех сил пытаются оплатить свои счета из-за низкого денежного потока. Отправка своевременных и простых для понимания счетов-фактур за товары, которые вы продаете или за услуги, которые вы оказываете, может помочь вам избежать нехватки денег. Используя стандартную информацию, содержащуюся в большинстве счетов, вы можете создать собственную систему, которая поможет вам забрать дебиторскую задолженность раньше, чем позже.
Перечислите информацию для счета
Решите, что вы хотите поставить на счет. Общая информация о счете-фактуре включает следующее:
- Название и адрес вашего бизнеса
- Дата транзакции
- Описание транзакции
- Цена за единицу проданного продукта
- Количество проданных единиц
- Общая стоимость заказа
- Налог с продаж
- Имя и адрес клиента
- Номер заказа на покупку (если используется клиентом)
- Контакт с клиентом
- Условия оплаты
- Дисконтное предложение
- Варианты оплаты
Описание предметов
Описание вашей транзакции подробно описывает заказ клиента в форме предложения или фразы. Цена за единицу - это цена за единицу товара, которую вы продаете. Условия оплаты описывают, когда вам причитаются деньги, а также любые штрафы за несвоевременную оплату. Варианты оплаты включают инструкции о том, как клиент может заплатить вам, например, чек, переведенный на имя вашей компании, адрес электронной почты PayPal или уведомление о том, что вы принимаете платежи по кредитной карте по телефону. Если вы хотите произвести полную оплату в течение указанного количества дней, например 30 дней, включите фразу «Чистые 30 дней». Если вы хотите предложить скидку за досрочный платеж, добавьте что-то вроде «3-процентная скидка на оплату в течение 10 рабочих дней». дни этого счета ».
Создать номер счета
Когда вы звоните людям, которые должны вам деньги, особенно крупным клиентам и тем, кто повторяет с вами деловые отношения, они часто спрашивают вас номер счета, по которому вы звоните. Если вам позвонят по поводу счета-фактуры от клиента, вы сможете быстрее найти документ, если у вас есть номера счетов.
Самый простой способ создать систему нумерации для ваших счетов-фактур может состоять в том, чтобы начинать каждый номер счета-фактуры с даты, а затем включать цифру, соответствующую количеству счетов-фактур, которые вы пишете в этот день. Например, если вы будете писать только один счет-фактуру 25 апреля 2015 года, номер вашего счета-фактуры будет 42520151. Если вы напишите второй счет-фактуру в этот день, номер счета-фактуры будет 42520152. Эта система поможет вам предотвратить случайное использование этого счета. номер на двух разных счетах. Вы можете использовать букву вместо цифры, чтобы следовать за датой и / или использовать тире, чтобы отделить дату от последней цифры или буквы. Например, вы можете использовать 4252015-1 или 4252015-A для первого счета, который вы написали 25 апреля 2015 года.
Создать счет
Как только вы узнаете, какую информацию вы хотите включить в свой счет, и у вас есть номер счета, создайте свой документ. Поместите название вашей компании и контактную информацию вверху, а затем информацию о клиенте. Проще всего перечислить информацию, используя заголовки, затем двоеточие и затем информацию. Например, поставщик продуктов питания может настроить счет для кексов с этой информацией:
Счет №: 4252015-1 Заказанный товар: Кексы Цена единицы: 2,50 $ Всего единиц: 144 Общая цена: 360 $ Налог (при 7%): 25,20 $ Общая сумма: 385,20 $
