Расписания сотрудников имеют решающее значение для регистрации причитающейся заработной платы, начислений по нерабочим дням и отсутствий сотрудников. Многие работодатели хранят данные о времени и заработной плате своих сотрудников в качестве резервной копии метода их расчета. Исторические записи полезны, если вам нужно перепроверить заработную плату сотрудников, удержание налогов и вычеты из заработной платы. Тем не менее, федеральные законы предписывают, как долго работодатели должны вести учет занятости, включая период, за который работодатели также должны вести учет рабочего времени. В соответствии с федеральными законами работодатели должны хранить табели рабочего времени не менее двух лет.
Записи о трудоустройстве содержат информацию о назначениях работника, его результатах, дисциплине или корректирующих действиях, а также о любых договорах или соглашениях, таких как коллективный договор или трудовой договор. Информация о компенсации также является частью записи сотрудника, вместе с записями времени, которые обычно содержат личную информацию, такую как номер социального страхования сотрудника, ставка заработной платы, освобождаемая или не освобожденная классификация, отпуск или ставка оплачиваемого отпуска, а также в некоторых случаях сверхурочная работа. или дифференциальная ставка оплаты.
Расписания являются записями о занятости
В зависимости от практики ведения учета работодателем, табели рабочего времени являются частью трудовой книжки или хранятся отдельно как ведомости заработной платы. В любом случае, временные записи и расписания считаются трудовой книжкой и, следовательно, подчиняются определенным законам, которые обязывают работодателей вести учетные записи.
Закон о справедливых трудовых стандартах
Работодатели, подпадающие под действие Закона о справедливых трудовых стандартах, должны соблюдать положения, регулирующие минимальную заработную плату, оплату сверхурочных, освобождающую и неосвобождаемую классификацию, а также ведение учета по всем вопросам, касающимся оплаты труда работников. FLSA не требует определенного формата для ведения расписаний сотрудников, но агентство требует, чтобы работодатели хранили определенную подробную информацию, касающуюся неисключенного времени и заработной платы сотрудников.
Сохранение записи
Срок хранения записей о заработной плате и профсоюзных контрактах составляет три года. Для расписаний и записей, содержащих конкретную информацию, такую как отработанные дни, вычеты, удержания и другие данные, требование составляет два года. Передовой опыт в области людских ресурсов, вероятно, будет рекомендовать вести все записи, касающиеся оплаты труда и компенсаций сотрудников, в течение трех лет, поскольку существует значительное совпадение между записями, которые работодатели должны хранить в течение двух лет, и записями, которые работодатели должны хранить в течение трех лет.
Существуют отдельные требования к типам записей, которые работодатели должны вести для освобожденных работников; однако в интересах работодателей вести учет аналогичным образом и в течение равного периода времени. Это выгодно работодателям в случае возникновения вопросов, связанных со сравнениями между освобожденными и не освобожденными работниками. Когда работодатели ведут записи освобожденных сотрудников на основе совершенно иного процесса, чем не освобожденные сотрудники, трудно обосновать методы работы с персоналом в отношении освобожденной и не освобожденной оплаты труда, если записи не ведутся согласованным образом в течение одного и того же периода времени.
Правила ведения документации EEOC
Федеральное правительство облегчает работодателям разобраться, что им нужно сохранить и на какой срок, путем введения аналогичных межведомственных правил ведения документации. Комиссия по обеспечению равных возможностей занятости в США обеспечивает соблюдение антидискриминационных законов, и в качестве части своих полномочий она обязывает работодателей вести учет заработной платы и другие записи о занятости в течение трех лет. Фактически, EEOC говорит, что записи, которые могут стать частью требования в соответствии с Законом о равной оплате, должны храниться не менее трех лет. Записи о трудоустройстве, включая записи о времени, являющиеся частью официального обвинения в дискриминации, должны храниться до окончательного решения.
