То, как работает компания, напрямую влияет на ее успехи и неудачи. Когда управленческая команда определяет надежные долгосрочные цели для организации, а также инновационные способы их достижения, тогда у организации в целом появляется мотивация и стремление к достижению этого результата.
Представьте себе, что вы работаете в организации, где команда высшего руководства не признала никаких планов роста или долгосрочных целей. Что будет с этой компанией? Это может продолжаться несколько месяцев, но отсутствие планирования или стратегического вмешательства может привести к его упадку. Точно так же отсутствие какого-либо руководства от высшего руководства может привести к тому, что сотрудники потеряют доверие к компании. Планирование организации, которое включает стратегии для всех уровней компании, является обязательным условием успеха бизнеса.
Определение планирования организации
Планирование организации начинается, когда команда высшего руководства определяет краткосрочные и долгосрочные цели компании. После определения и уточнения этих целей, чтобы они были ясными и достижимыми, важно сформулировать конкретные стратегии и планы для достижения этих целей. Планирование организации обеспечивает видение бизнеса, чтобы сотрудники знали и понимали, как их повседневная работа способствует развитию компании в целом.
Цели, которые ставит компания, должны быть достаточно реалистичными, чтобы их можно было реализовать в рамках ресурсов организации. Это хорошо, чтобы достичь звезд, но в то же время, цели должны быть также достижимы. Неспособность поражать цели, которые находятся за пределами досягаемости, может деморализовать компанию. Хорошая цель также должна быть количественно измеримой. Таким образом, компания может отслеживать свой прогресс в течение финансового года, проверяя, как далеко они продвинулись и сколько еще им осталось пройти. Также важно наметить временные рамки для достижения цели, например, в течение финансового года или квартала. Таким образом, компания может установить сроки выполнения проекта, чтобы все могли идти в ногу со временем.
В дополнение к определению целей и разработке планов по их достижению, планирование организации охватывает кадровое обеспечение и распределение ресурсов.Нужные люди должны быть на месте, чтобы выполнять свои роли, а необходимые ресурсы, включая финансы, должны быть доступны для организации, чтобы они могли успешно реализовать планы на месте.
Поскольку каждая организация уникальна, ни одна структура или метод кадрового обеспечения не будет работать для каждой компании. Однако при планировании эффективной организационной структуры всегда следует учитывать определенные факторы. Компании должны исследовать и оценивать сильные и слабые стороны различных вариантов организационной структуры, таких как функциональные, дивизиональные или матричные структуры, и обдумать, какой из них будет создан для наилучшего достижения их организационных целей. Компания также должна будет предсказать их модели роста и то, как они соответствуют их общим планам. Кроме того, организации необходимо будет определить, какая структура обеспечит наиболее значительную эффективность работы и удовлетворенность работников.
Планирование организации может применяться к любому размеру компании, будь то малый предпринимательский бизнес или многонациональный конгломерат. В любой ситуации руководству очень важно определить цели компании и наметить планы их достижения в дополнение к ресурсам, которые потребуются для достижения этих целей.
Типы организационного планирования
Существует много способов категоризации типов организационных планов, хотя многие из них подразделяются на четыре основные категории: финансовые, стратегические, непредвиденные и преемственные. Каждый тип организационного плана смотрит на бизнес в целом, но через призму конкретной области. Таким образом, легко увидеть, как будет развиваться бизнес в разных сценариях.
Финансовое планирование в организации направлено на получение большего дохода или увеличение доли рынка бизнеса. Кроме того, финансовое планирование может решить предсказуемые финансовые проблемы, с которыми компания может столкнуться в будущем. Структура финансового плана зависит от уровня компании и целей, которых она хочет достичь. Важным фактором финансового плана является то, что он должен основываться на реальности. Как и эффективное планирование целей, финансовый план должен учитывать реальную финансовую картину компании, сейчас и в будущем. План также должен быть ориентирован на будущее, чтобы он мог учесть любые потенциальные проблемы, которые компании, возможно, придется преодолеть.
Возьмем, к примеру, малый бизнес, например, агентство цифрового маркетинга. С пятью сотрудниками компания застопорилась на плато, и ей не хватает человеческих ресурсов для развития бизнеса. Увеличение их продаж является одной из их организационных целей. Однако, если они нанимают другого сотрудника, у них нет средств, чтобы заплатить за них. Наличие четкого финансового плана для этой организации не только поможет им понять, как привлечь дополнительный ресурс, но и как заплатить за них. Кроме того, наличие этого нового сотрудника может помочь им увеличить объем продаж и выполнить свои организационные задачи.
Другим типом организационного плана является стратегическое планирование, которое включает в себя преобразование видения компании в цели и задачи, а также шаги по их достижению. Стратегическое планирование ориентировано не только на саму компанию, но и на рынок, отрасль и конкурентов. Этот вид планирования включает анализ будущих возможностей компании и возможных входящих угроз. Это также требует полного понимания сильных и слабых сторон организации. Стратегическое планирование также требует понимания того, кто является конкурентами на рынке, и каковы их сильные и слабые стороны по сравнению с организацией. Наличие реалистичного представления об общем рынке и экономике также является обязательным условием.
Например, в случае агентства цифрового маркетинга частью их стратегического видения может быть предложение новой услуги, такой как копирайтинг материалов для генерации лидов. Если до этого момента бизнес в основном фокусировался на веб-дизайне и онлайн-рекламе, ему необходимо будет провести тщательное исследование в области копирайтинга, чтобы понять, как это происходит в отрасли. Если их конкуренты предлагают копирайтинг в качестве услуги, то для них также может быть целесообразно предложить это. Им также может понадобиться способ отличить свои услуги копирайтинга от конкурентов.
Многие организации также создают планы действий на случай непредвиденных обстоятельств. Такой вид организационного планирования помогает снизить потенциальные риски для компании и даже потенциально может помочь им избежать событий, которые могут иметь катастрофические последствия. Надежный план действий в чрезвычайных ситуациях хорошо проработан и содержит реалистичные сценарии, которые могут иметь место, которые могут иметь негативные последствия для компании, и предоставляет пошаговое решение, которое компания может реализовать в этом сценарии. Планирование на случай непредвиденных обстоятельств может спасти организацию от краха и помочь ей расти во времена переходного периода.
Возможный катастрофический сценарий для агентства цифрового маркетинга может заключаться в том, что их крупнейший клиент, который обеспечивает более 50 процентов своего дохода, решает подписать контракт с одним из своих конкурентов. В этом случае компания потеряет большую часть своего дохода. Если они не могут найти способ заменить его, им, возможно, придется объявить о банкротстве. План действий в чрезвычайных ситуациях, в их случае, предоставит возможные решения этой проблемы, которые могут включать способы возвращения этого клиента в компанию, увеличения его доходов по другим каналам или даже получение кредита для краткосрочной помощи. Имея план, уже созданный, если его крупнейший клиент уйдет, агентство цифрового маркетинга сможет получить право работать, пытаясь решить свою проблему, вместо того, чтобы тратить время на то, чтобы составить план, пока они находятся в кризисном режиме.
Планирование преемственности является еще одним эффективным способом планирования организации. Это включает в себя разработку стратегии, которая будет действовать, когда уходит ключевой игрок в организации. Если кто-то, занимающий руководящую должность, покидает организацию по какой-либо причине, запланированной или незапланированной, компания в целом может быть сбита с пути. Возможно, они не смогут достичь своих организационных целей, если у них нет правильного руководства. Планирование преемственности включает в себя больше, чем просто присвоение имени преемнику. Это означает обучение и уход за этим человеком, чтобы он занимал руководящую должность до того, как возникнет такая необходимость. Таким образом, у преемника не будет времени на то, чтобы набрать скорость, и организация сможет продолжать свою обычную работу.
Например, если ведущий веб-разработчик агентства цифрового маркетинга внезапно ушел, компания может оказаться не в состоянии завершить свои существующие проекты или какие-либо новые проекты, пока у них не будет замены. Для малого бизнеса это может означать, что им, возможно, придется закрыть свои двери. С планом преемственности, они могли обучать младшего разработчика, чтобы взять на себя роль. Если этот человек уже был подготовлен к руководящей должности, то агентство могло бы продолжать обслуживать своих клиентов без сбоев.
Почему вам нужно использовать планирование организации
Правильное планирование организации позволяет компании полностью раскрыть свой потенциал. Используя системный подход, компании могут определить, куда они хотят пойти, а затем реализовать шаги, которые они могут использовать, чтобы туда попасть. Если организация заинтересована в росте и не совсем знает, как этого добиться, то планирование организации может помочь определить шаги, которые им необходимо предпринять как для определения своих целей, так и для их достижения.
Планирование организации помогает компаниям быть стратегически способными принимать ключевые решения. При наличии более крупных целей компании легче принимать определенные решения при использовании стратегического метода. Точно так же планирование организации может помочь компаниям развить свои сильные стороны. Если есть конкретные области, в которых организация превосходит другие, было бы разумно сыграть на них, чтобы расширить бизнес. С другой стороны спектра слабые стороны организации могут быть исправлены с помощью планирования организации. Элементы финансового и непредвиденного планирования могут сыграть важную роль в преодолении слабых сторон бизнеса.
Создание компании для успеха является одной из основных причин, почему они должны использовать планирование организации. Разрабатывая планы и процессы, компания может постоянно совершенствовать процедуры, которые вводятся в действие. Улучшение работы компании помогает им получить конкурентное преимущество, что также может увеличить их бизнес.
Как улучшить планирование организации
Ни один метод организационного планирования не работает для компании. Часто компании приходится применять различные способы планирования организации, чтобы найти то, что им подходит. Совершенствование планирования организации - это постоянная работа, потому что по мере роста и изменения компании способы ее планирования должны меняться в соответствии с новыми требованиями.
Честность и открытость являются важными аспектами планирования организации. Очень важно иметь четкое и объективное представление о том, как работает организация. Таким образом, становится легче идентифицировать потенциальные проблемы или угрозы, с которыми сталкивается организация, или конкретные слабости, которые очевидны внутри компании. Устранение внутренних препятствий, с которыми сталкиваются сотрудники, помогает им сосредоточиться на поставленной задаче. После устранения внутренних препятствий, таких как некоторые процедуры или политики, сотрудники могут работать над устранением слабых сторон организации.
Чтобы улучшить планирование организации, необходимо иметь набор показателей для оценки эффективности плана. Метрики могут обеспечить большую ценность и служить руководством для принятия решений о ключевых элементах бизнеса. Руководство может использовать данные, чтобы точно определить области, в которых организация должна сосредоточить свои усилия, а затем разработать стратегии для точной настройки операций, что приведет к повышению общей эффективности компании.
