Участие сотрудников во встречах часто важно, чтобы посылать согласованные сообщения сотрудникам компании и получать новые и творческие идеи от сотрудников. Однако поощрение сотрудников к участию в собраниях и внесению вклада в них, особенно если они не являются обязательными, не всегда является легкой задачей. Принятие некоторых мер для информирования и поддержки сотрудников, наряду с некоторыми развлекательными мероприятиями, может помочь в убеждении. Имея послужной список успешных встреч, вы можете обнаружить, что сотрудники начнут добровольно приходить.
Запланируйте встречу на время, когда большинство сотрудников будет доступно для посещения, и в удобном для вас месте. Конфликты планирования часто создают барьер для посещаемости встречи. Устранение этого барьера и обеспечение легкого доступа к месту встречи устраняет две причины, по которым сотрудники могут ссылаться на то, что они не ходят на собрание. Если тема встречи не является срочной, запланируйте ее на медленное время года, когда сотрудники не заняты клиентами или проектами. Таким образом, вы, скорее всего, получите не только посещаемость сотрудников, но и их внимание.
Подчеркните ценность встречи для сотрудников и заранее проинформируйте их о предмете. Раздайте подробную повестку дня всем и выделите моменты, которые требуют ввода сотрудника. Сотрудники с большей вероятностью будут присутствовать на собрании, если будут знать, что вклад будет частично сделан им и их коллегами. В качестве дополнения к повестке дня включите всю информацию, необходимую сотрудникам для внесения эффективного вклада.
Составьте историю эффективных собраний, которые сотрудники любят посещать и в течение которых их вклад был услышан. Эта история поможет убедить сотрудников посетить собрание в будущем. Слушайте сотрудников во время обсуждений и включайте их комментарии в протокол после встречи. Если изменения были сделаны в результате того, что сотрудник предложил, сообщите об этом. Даже если комментарии всех сотрудников не будут использованы позднее, признайте общий характер всех вкладов в общедоступных протоколах, чтобы сотрудники могли видеть, что их услышали.
Включайте практические занятия во время собраний, чтобы изменение темпа послужило стимулом для участия. Если на новой версии программного обеспечения компании предлагается учебное занятие, задавайте общие вопросы и вопросы поп-культуры во время сеанса и предлагайте призы, такие как конфеты, для правильных ответов. Если вы предпочитаете придерживаться темы, пусть участники собрания разбиваются на группы и работают над упражнениями, которые затрагивают то, что они изучают. Дайте призы группе, занявшей первое место.Будьте изобретательны с играми и мероприятиями, чтобы заинтересовать людей.
Предлагайте стимулы для участия в собраниях, такие как закуски и даже дверные призы. Иногда строки «закуски предоставляются» в распределенной повестке дня достаточно, чтобы заставить сотрудников присутствовать на собрании. Для тех, кто нуждается в небольшом дополнительном толчке, шанс забрать домой какую-то компанию может просто помочь.
