Совет директоров, как и любая рабочая группа, нуждается во времени и информации, чтобы усвоить и рассмотреть новую идею. Независимо от того, являетесь ли вы руководителем отдела, волонтером, консультантом или членом совета директоров, при представлении новой идеи применяются некоторые основные рекомендации. Предоставление краткой презентации, предвосхищение возможных вопросов, предоставление достаточного количества информации для принятия решений и быстрое реагирование на опасения могут иметь значение между принятием и отклонением вашего предложения.
Организуйте информацию максимально кратко. Это означает предоставление обзорного или сводного листа в верхней части ваших материалов, который позволяет членам совета понять новую идею и направленность вашей презентации в одном кратком чтении. План бизнес-плана, показанный на Planware.org, содержит примеры заголовков основных тем, которые могут составить ваш итоговый лист (см. Ресурсы). Настройте их, чтобы проиллюстрировать предложенную вами идею и план атаки. Настройте полную схему, чтобы соответствовать деталям вашего подхода. Имея одностраничную сводку и двухстраничный план, вы предоставили членам правления полный обзор проблемы, ваших исследований и предлагаемых решений. Следующие материалы могут расширяться по темам в порядке вашего резюме. Это позволяет читателям охватить полную идею в кратком чтении, а также поможет организовать вашу презентацию в соответствии с временем, выделенным советом. Если дано несколько минут, просмотрите резюме; с более длительным временем, пересмотрите план. Со временем вы готовы подробно разобраться с конкретными вопросами. Это свидетельствует как о вашей способности работать совместно, так и о вашем уважении к другим делам, которые необходимо вести Правлению.
Представьте идеи в различных формах. Тренер публичных выступлений Патриция Фрипп отмечает, что некоторые люди помнят, что они слышат, но большинство людей помнят, что они видят. Если ваша идея связана с перераспределением ресурсов, дополнительным персоналом или улучшением доли рынка, рассмотрите возможность краткого представления этой информации в виде графиков, диаграмм и диаграмм. Программное обеспечение, такое как Microsoft PowerPoint или различные графические программы, перечисленные на Pure-Mac, позволяют представлять графическую информацию в отшлифованном виде (см. Ресурсы). Обеспечьте поддержку печати для графики, чтобы члены совета директоров могли просматривать графики и диаграммы позже.
Ожидайте и отвечайте на логические вопросы в ваших презентационных материалах. Предоставьте смету расходов, примерные графики обучения или другие данные в поддержку предполагаемого успеха вашей идеи. В этой области предвосхищение вопросов сильно отличается от защиты вашей идеи от атаки. Избегайте защитных стратегий, таких как комментирование, которое многие люди думают, что идея не будет работать, или отнесение логических вопросов к возражениям.
Отвечайте на непредвиденные вопросы быстро. Поблагодарив спрашивающего за его понимание и признав, что вы не располагаете всеми данными или подробностями в этой области, вы можете сопровождаться обещанием получить ответы в течение недели или другого логического периода. Выполнить и уложиться в срок. Проинформируйте всех членов правления о ответах, а не только спрашивающем. Это показывает вашу отзывчивость к проблемам и ваше желание эффективно общаться.
Приготовьтесь гибко реагировать на предложения. Определите области, где ваша идея может быть легко изменена, и области, где это будет сложно.Это позволяет вам на шаг впереди реагировать на возражения или опасения.
Предоставьте достаточно информации для поддержки принятия решений. Особенно с новыми идеями, члены совета захотят просматривать информацию в своем собственном темпе, прежде чем брать на себя обязательства. Этот процесс проверки может привести к дополнительным вопросам или проблемам. Материалы должны предлагать полное выражение вашей идеи, не будучи настолько подавляющим, что они препятствуют процессу принятия решений. Например, читателям нужны три оценки стоимости, которые вы получили, наряду с названиями компаний возможных проводников опроса; но на данный момент они не готовы разбираться с полным спектром вопросов, которые могут содержать опросы, или с вашей подробной перепиской с каждым проводником. Краткий параграф об их успехе и сроках адекватен; подробная история каждой компании препятствует принятию базового решения о том, проводить опрос или нет.
Завершите презентацию, поблагодарив доску за то, что вы нашли время рассмотреть вашу идею, независимо от ее первоначального ответа. Если повезет, вы вернетесь с новыми идеями и будете рады сердечному приему.
