Работодатели несут огромные расходы, связанные с содержанием рабочей силы. Затраты для работников-работодателей включают в себя гораздо больше, чем просто заработную плату, вознаграждение, стимулы и премии. Расчет бремени труда означает учет каждого доллара, потраченного от имени работника, а также работодателя. В то время как специалисты по человеческим ресурсам, как правило, отвечают за расчет трудовой нагрузки, исполнительное руководство организации также должно участвовать в этом процессе. Прогнозы, доходы, бюджетные процессы и цели компании основаны на исторических, текущих и прогнозируемых затратах труда.
Соберите всю документацию, относящуюся к статусу сотрудника. Попросите своих ИТ-специалистов помочь с составлением данных о сотрудниках, таких как заработная плата, вознаграждения, повышение на основе результатов, денежное вознаграждение и другие финансовые поощрительные выплаты. Включите ожидаемые и прогнозируемые расходы, которые влияют на рабочую силу. Ожидаемые расходы включают тенденции найма, основанные на недавно открытых рынках или экспансии на мировые рынки, которые повысят набор, найм, обучение и развитие, а также другие трудовые затраты.
Исследуйте учет заработной платы, чтобы определить суммы, уплачиваемые за федеральное, штатное и местное налогообложение в зависимости от занятости. Если ваша организация управляет удаленными работниками, перепроверьте суммы государственных и местных налогов для сотрудников, которые находятся в местах, удаленных от места расположения вашей штаб-квартиры. Изучите правила и положения, которые Служба внутренних доходов публикует об обновлениях и изменениях налогового законодательства в зависимости от финансового года и календарного года вашей компании. Работодатели, выполняющие административные функции по выплате заработной платы, должны обратиться к поставщику за этой информацией. Убедитесь, что информация, которую вы получаете от стороннего поставщика, является точной и актуальной.
Пересмотреть расходы на пособия и другие расходы, связанные со страхованием сотрудников. Расходы на страхование работника включают взносы работодателя для групповых планов медицинского обслуживания, страховые взносы на программы компенсации и безопасности работников и страховку, полученную для руководителей, например, политику общей ответственности и ошибок и упущений. Юридическим фирмам, поставщикам медицинских услуг и другим поставщикам профессиональных услуг также необходимо будет рассчитать надбавки к страхованию от злоупотребления служебным положением, ответственности работодателя и сборов за управление рисками. Страховые покрытия, такие как краткосрочная и долгосрочная нетрудоспособность, являются дополнительными суммами, выплачиваемыми от имени всех сотрудников.
Определите суммы, которые вы вносите в планы защиты доходов, опционы на акции, программы покупки акций для сотрудников и взносы работодателей в 401 (k) или 403 (b) пенсионные накопительные планы, которые являются элементами общей трудовой нагрузки. Взносы работодателей во многих случаях основаны на фактических и прогнозируемых взносах работников, поэтому недооценка ваших взносов может привести к неточным результатам. Безопаснее предположить, что все сотрудники будут участвовать в той или иной форме пенсионных накоплений, чем основывать свои расчеты на предположениях о том, что только часть вашей рабочей силы планирует получение будущего дохода. Работодателям, которые предоставляют традиционные пенсии, скорее всего, будет проще спроектировать трудовое бремя. Изменения в сфере занятости из-за текучести кадров, удержания и истощения влияют на размер гарантированной пенсии.
Используйте собранную вами информацию и исследования относительно ожидаемых повышений и повышения налогов для подготовки электронных таблиц и формул, которые могут быть легко перестроены на основе отчетов о переписи сотрудников. Работодатели с внимательным вниманием к деталям способны дать точные цифры, на которые финансовые руководители могут рассчитывать при распределении бюджетных средств. Если ваша работа включает в себя презентацию трудового бремени для исполнительного комитета, включите объяснение ваших процессов и обоснование любых изменений, основанных на тенденциях занятости.
