Цель брошюры конференции - привлечь делегатов на мероприятие и сообщить им расписание конференции. Таким образом, брошюра должна содержать информацию о месте, спикерах, организации поездки и другие ключевые факты. Копия должна быть четкой, информативной и убедительной, побуждающей читателей резервировать свои места, чтобы они могли получить личную или профессиональную выгоду. Вступительное слово известного оратора или старшего руководителя содержит полезный обзор мероприятия, а также приветствие для потенциальных делегатов.
Целевая аудитория
Организаторы конференции нацеливают свои мероприятия на конкретные группы, поэтому узнайте больше о целевой аудитории, чтобы брошюра предлагала соответствующие преимущества. Аудитория может быть такой же разнообразной, как преподаватели, руководители высшего звена автомобильной промышленности или представители общественности, интересующиеся музыкой кантри. Чтобы найти информацию об аудитории, спросите организаторов о профилях аудитории предыдущих мероприятий. Организаторы опрашивают свою аудиторию, запрашивая демографическую или деловую информацию, и публикуют профили, чтобы продемонстрировать качество своих мероприятий делегатам, докладчикам и спонсорам.
Преимущества для делегатов
Брошюра должна предоставить делегатам сильные преимущества для посещения. Бизнес-делегаты должны быть в состоянии оправдать свободное от работы время, а частные посетители хотят знать, что они получат выгоду от расходов своих собственных денег. Определите преимущества для целевой аудитории. Конференция может предоставить уникальную возможность услышать всемирно известных докладчиков, увидеть демонстрацию новейших продуктов или улучшить навыки, посетив высококачественные учебные занятия. Преимущества могут быть менее ощутимыми, например, возможность общаться с другими людьми в отрасли, возможно, с целью получения работы или продажи.
Логистическая информация
Всесторонняя информация о конференции логистики имеет важное значение. По данным Американского института конференций, вопросы, часто задаваемые делегатами конференции, охватывают такие темы, как регистрация и оплата, проезд и организация питания, проживание и отмена бронирования. Чтобы читатели могли легко зарегистрироваться для участия в мероприятии, укажите полную регистрационную информацию. Изложите расходы на посещение, включая любые скидки при ранней регистрации. Предоставьте контактную информацию для читателей, которым может потребоваться дополнительная информация, и сообщите делегатам, когда они получат приветственные пакеты.
Программа конференции
Составьте программу конференции с расписанием и подробностями каждой сессии, чтобы помочь делегатам спланировать свое время на конференции. Пусть делегаты узнают больше о формате конференции, которая может включать в себя презентации, круглые столы, семинары и выставки. Биографии докладчиков помогают делегатам выбрать сеансы, которые они хотят посетить, и указать статус или качество мероприятия.
Поддерживать связь
Брошюра о конференции является лишь одним из элементов маркетинговой программы перед конференцией. По данным Inc., размещение информации и новостей о событиях в социальных сетях помогает поддерживать интерес по мере приближения события. Например, объявления о дополнительных спикерах или специальных мероприятиях могут создать ажиотаж вокруг мероприятия и снизить риск выбывания делегатов.
