В современном мире вы можете общаться профессионально, используя несколько методов. Важно знать правила правильной деловой переписки для писем, электронных писем и поздравительных открыток. Небольшие ошибки могут повлиять на то, как произвести впечатление на человека, который получает вашу корреспонденцию, и оскорбить его. Кроме того, полезно знать, когда будет достаточно письма по сравнению с напечатанным письмом или рукописной запиской.
Традиционные письма
Напечатайте традиционные буквы на фирменном бланке, используя более плотный или текстурированный материал. На бланке должны быть указаны имя, адрес, номер телефона и адрес электронной почты отправителя. Если бланк недоступен или письмо является личным, в верхнем левом углу должен появиться правильный заголовок для лица или лиц, отправляющих письмо. Например, если вы и ваш супруг (а) отправляете письмо с жалобой в компанию, укажите следующее:
Мистер и миссис Джон А. Доу 123 Main St. Anywhere, США 555-555-5555 [email protected]
Далее перечислите получателя вашей корреспонденции и адрес на левом поле. Имя и адрес должны быть официальными, включая его названия и обозначения.
Далее следует дата в записанном формате, например: 23 июня 2010 года. Под датой добавьте строку, ссылающуюся на предмет письма, используя форму «RE: (ссылка)».
Приветствие следующее и должно отражать ваши отношения с вечеринкой. Если вы по имени, поприветствуйте ее «Дорогой» и укажите ее имя. Если письмо направляется в отдел или неизвестному получателю, используйте «Уважаемые господа» или «Уважаемый сэр или мадам» или даже «Кому это может касаться».
Все деловые письма должны закрываться формально. Лучший выбор для профессионального финала - это просто «С уважением» или «С наилучшими пожеланиями». Избегайте вычурных концовок.
Рукописные заметки
Рукописная записка подходит для многих деловых ситуаций, таких как благодарности, поздравления с такими достижениями, как выпускные, семейные рождения, продвижение по службе и соболезнования.
Конверт должен содержать официальное имя и адрес получателя. Ваш обратный адрес должен появиться на обратной стороне конверта, хотя он может идти в левом верхнем углу лицевой стороны.
Карта должна содержать знакомое приветствие, основанное на ваших отношениях. Если вы на основе имени, используйте имя. Если нет, выберите почтительное приветствие, которое соответствует настроению.
Держите примечание коротким и аккуратно пишите или печатайте синими или черными чернилами. Если у вас нет приличного почерка, найдите того, кто его имеет.
Доберитесь до сути. Если вы говорите «спасибо», выберите фразу или две, которые напоминают получателю, за что вы благодарите ее, но не вдавайтесь в подробности. Если вы кого-то поздравляете, укажите, для чего и, при необходимости, как вы получили информацию. Если, например, обручение клиента было в газете, обрежьте объявление и включите его в карточку или укажите в своей заметке.
Завершите заметку «С уважением». Подпишите письмо своим официальным именем и названием, если вы менее знакомы с получателем. Если вы более знакомы, ваше имя подходит.
Эл. адрес
Электронная почта представляет новую тему дебатов для манер делового общения. Первое правило - знать, что ваш получатель принимает или предпочитает переписку по электронной почте.
Представьте респектабельный профиль электронной почты. Ваш адрес и тема должны быть идентифицируемыми и отражать ваш бизнес или профессиональный статус. Например, если вы отправляете электронное письмо клиентам, оно должно быть «[email protected]» вместо «[email protected]».
Внутренний адрес не нужен, как в традиционных письмах, поэтому начните с приветствия, которое должно отражать ваши отношения с получателем и быть как можно более формальным. Распространенной ошибкой деловой электронной почты является отсутствие простого приветствия, которое сообщает получателю, что электронная почта предназначена для него.
Не используйте электронную почту для решения бизнес-проблемы, которая должна решаться лично. Избегайте столкновений с электронной почтой и помните, что электронные письма вечно живут на жестких дисках и серверах и могут использоваться в суде.
Избегайте бессвязных деловых писем. Если вам необходимо включить много деталей, создайте для них документ и приложите его вместо того, чтобы помещать их в текст письма.
Избегайте смайликов, компьютерного сленга, восклицательных или вопросительных знаков более одного раза и заглавных букв. Если у вас есть сомнения по поводу содержания или формата, попробуйте распечатать его на бланке и оценить его профессионализм. Если это не кажется профессиональным на бумаге, это не профессионально в электронной почте.
Сделайте заключительный профессионал с «Спасибо» или «С уважением». Ваша деловая и контактная информация должна быть указана в вашей электронной подписи. Отсканированная или иным образом электронная подпись является приемлемой. Если вы обычно используете цитату, слоган или другую информацию, оцените, насколько она подходит для деловых ситуаций.
