Все компании, которые нанимают и обслуживают сотрудников, должны вести досье на сотрудников или сотрудников для каждого нанимаемого сотрудника. Менеджеры по персоналу должны быть осторожны, чтобы не включать конфиденциальную информацию в общие файлы сотрудников, такие как медицинские, финансовые, криминальные записи или документы о проверке безопасности. Эти типы информации должны храниться в безопасном месте, в соответствии с законодательством штата и федеральным законодательством. Другие типы неконфиденциальной информации должны храниться в специальном файле сотрудника, чтобы его можно было просмотреть или использовать в качестве доказательства при рассмотрении трудовых споров.
Предварительные отчеты о занятости
Информация, касающаяся сообщений до приема на работу, описания должности, копий первоначального заявления о приеме на работу, резюме, записок об интервью, предложений о работе, любых подписанных форм проверки, таких как чтение и понимание справочника сотрудника, должна храниться в файле сотрудника.
Заработная плата, заработная плата и налоговая информация
К этим типам документов относятся записи табеля рабочего времени, заполненные сотрудником формы W-4, записи о посещаемости, прямые разрешения на внесение депозитов, годовые отчеты W-2 и мандаты на содержание ребенка, влияющие на заработную плату сотрудника на дому.
Оценка производительности, обзоры и инциденты
Если ваша компания проводит периодические проверки эффективности, копия каждого обзора, касающегося конкретного сотрудника, должна быть помещена в личный файл сотрудника. Кроме того, в файле следует указывать любые инциденты, касающиеся споров с другими сотрудниками или руководством, поведенческих проблем, моделей отсутствия, плохой работы и письменных предупреждений.
Обучение и образование
Многие должности требуют предварительной и постоянной подготовки, обучения или сертификации. Работодатели должны вести учет всех программ обучения, которые сотрудник завершает. Если сотруднику был выдан сертификат об окончании определенного курса, относящегося к работе, его копия должна храниться в файле.
Экстренные контакты и преимущества
Все работодатели должны хранить список аварийных контактов для каждого сотрудника в файле независимо от того, является ли рабочая среда опасной. Кроме того, все выгоды, связанные с должностью работника, должны быть зарегистрированы. Льготы могут включать оплачиваемый отпуск, медицинскую страховку, программы компенсации за обучение и другое покрытие.
