Важность хорошо организованной системы регистрации в офисе никогда не бывает более очевидной, чем когда пропадает важный документ. Неэффективные системы регистрации могут привести к потере времени, денег и неправильному принятию решений, если отсутствующий документ содержит неотъемлемую часть информации, и вы должны принять решение без нее. Один из способов создать заказ из хаоса - это настроить систему нумерации в офисе, где вы присваиваете номера записям, таким как заказы на поставку, инвентарные запасы и оценки, и сохраняете информацию в порядке возрастания или от самого низкого до самого высокого числа.
Предметы, которые вам понадобятся
-
Система нумерации
-
Картотека
-
Направляющие делителя файла
-
Вкладки делителя файлов
-
Папки с файлами, разные цвета
-
Этикетки
Настройка категорий и системы нумерации
Установите категории файлов и назначьте контрольные номера. Перечислите отдельные отделы в вашей организации отдельно. Назначьте основной контрольный номер для каждого отдела. Например, малый бизнес может выбрать создание таких категорий, как «Финансовый», «Продажи», «Закупки», «Кадры» и «Оборудование». Назначьте контрольный номер для идентификации каждой основной категории, например, 100 для Финансовых; 200, Продажи; 300, Закупки; 400, людские ресурсы; и 500, оборудование.
Установите файловые подкатегории и назначьте номера субконтроля, чтобы определить и идентифицировать каждую подкатегорию. Например, в категорию «Продажи» можно добавить 10 для отчетов о продажах; 20, оценки продаж; и 30, поступления от продаж.
Настройте систему нумерации в каждой подкатегории, чтобы идентифицировать отдельные документы в подкатегории. Это станет номером, который вы напечатаете на самом документе. Например, если вы отправляете заказ на предварительно напечатанные формы оценки продаж, вы должны указать номер первой формы как 200-20-01 или 200 20 01, если хотите. Каждый последующий документ будет увеличиваться на единицу. Например, вы должны напечатать «200-20-02» во второй форме оценки продаж.
Создайте основной индекс вашего плана подачи заявок. Это послужит оглавлением для вашего шкафа.
Настроить Кабинет
Создание системы цветового кодирования для определения основных и подкатегорий. Например, вы можете установить правило, которое использует синюю метку разделителя файлов для определения основных категорий. Цветные папки с файлами могут затем идентифицировать подкатегории, например, красные папки для отчетов о продажах, зеленые папки для оценок продаж и желтые папки для квитанций о продажах. Метки на папках файлов будут идентифицировать его содержимое, например метки, отображающие 01-100, 101-200 и т. Д.
Создайте вкладки делителя основной категории и поместите их в картотеку. Пометьте и поместите исходные папки с файлами подкатегорий в шкаф и добавьте их по мере необходимости.
Подайте документы в соответствующем числовом порядке.
подсказки
-
Потратьте некоторое время, чтобы определить потребности вашего бизнеса и выбрать категорию и систему нумерации, которая имеет смысл для вашего бизнеса.
Если вы используете компьютеризированную систему бухгалтерского учета и распечатываете свои собственные формы, вам может потребоваться изменить систему нумерации, чтобы отразить требования к регистрации. Например, нумерация в формах оценки продаж может начинаться с 200-20-01 и увеличиваться на единицу для каждой новой оценки.
Укажите конкретное местоположение и контейнер для всех документов, которые еще не были поданы, на случай, если вам потребуется временный доступ к ним.
Лучший способ убедиться, что вы соблюдаете требования к подаче заявок, - это составить расписание, например, на день или на неделю.
