Многие некоммерческие и образовательные организации нуждаются в благотворительной поддержке для поддержания деятельности. Банкет по сбору средств является одним из лучших способов собрать средства для художественных программ, школ, больниц, правозащитных групп и других. Эти события могут показаться сложными для планирования и организации. Начните с хорошего контрольного списка, создайте календарь и попросите добровольцев помочь. Начните за месяцы до даты банкета и забронируйте свое местоположение, питание, таланты и развлечения пораньше.
Запланируйте мероприятие и купите книгу планирования или блокнот (http://society6.com/notebooks?utm_source=SFGHG&utm_medium=referral&utm_campaign=2389) строго для этого мероприятия. Сохраняйте папку с записями, контактами, визитками, квитанциями, списками добровольцев, бронированиями, меню и всеми деталями, которые возникнут до, во время и после мероприятия. Получите помощника как можно раньше, такого как координатор-волонтер, и начните делегировать задачи.
Бюджет события. После того, как вы узнаете максимальную численность персонала объекта, определите стоимость, которую можно выделить на человека для еды, напитков, подарочных пакетов и других предметов в списке. Изобразите затраты для каждой записи в контрольном списке, такие как оборудование, расходы на персонал, аренду, плату за услуги, чаевые и так далее. Цены на билеты и собранные средства покроют эти расходы, но первоначальные затраты будут включать в себя ряд депозитов и авансовые расходы.
Найдите и обеспечьте помещение для проведения банкета. Это может быть крупный отель, большой ресторан, который приветствует частные вечеринки, кровать и завтрак или исторический особняк. Вам нужно будет знать максимальную вместимость, чтобы вы не продлевали приглашения для гостей или продавали больше билетов, чем позволял номер. У большинства качественных учреждений будет персонал, чтобы помочь планированию, а также кейтерингу и другим услугам на месте.
Закажите своего мастера церемоний (MC). Проверьте с местными агентствами талантов. Если вы хотите заказать «имя» акта или знаменитость, вам придется начинать заблаговременно до предполагаемой даты, так как у некоторых очень напряженное расписание. Свяжитесь с агентами и менеджерами для развлечения и закажите все таланты.
Заказывайте приглашения, билеты, программы и любые другие печатные материалы, такие как брошюры организации, для которой собираются средства. Если вы собираетесь провести аукцион, начните получать пожертвованные предметы. Команда добровольцев может справиться с этой ответственностью. Беззвучные аукционы не понадобятся аукционисту, но аукцион будет нужен. Решите, будет ли это делать у вашего MC или вам нужен отдельный специалист. Отправить приглашения в список доноров организации. Не забудьте отметить, что мероприятие является полуформальным. Укажите все, что нужно знать конкретным гостям, помимо даты, времени, места и особых гостей или развлечений. Обязательно продвигайте свой аукцион.
Рекламируйте мероприятие в новостных рассылках, онлайн-рекламе, местных газетах и радиостанциях, которые несут PSAs (Public Service Announcements) для некоммерческих организаций. Местные телевизионные станции также могут иметь календарь событий, а местные новостные программы могут давать короткие интервью или подключаться к событию, поэтому подготовьте все детали.
Поговорите с шеф-поваром заведения или выстроитесь за пределами заведения общественного питания. Решите, есть ли шведский стол или полный набор блюд с покрытием. Скажите ему свой бюджет и ожидаемое количество сотрудников. Это может быть завершено ближе к вам, но всегда лучше подготовиться к большему количеству людей, чем вы ожидаете, чем не соответствовать фактическим потребностям.
Поддерживайте регулярный контакт с волонтерами, коллегами и всем персоналом, работающим на мероприятии. Назначьте специального помощника каждой знаменитости или развлекательной группе, чтобы помочь с чем-либо во время мероприятия. Заблаговременно встречайтесь со всеми добровольцами, чтобы убедиться, что они знают, как одеваться, что делать, где находиться, когда и т. Д.
Прибытие на место проведения мероприятия намного раньше в тот же день, чтобы украсить и настроить пространство. Если вы уходите, чтобы подготовиться, вернитесь с большим количеством времени, чтобы встретить особых гостей, знаменитостей и развлечения и направить их туда, где они будут сидеть, работать или ждать за кулисами. Если у вас есть живая группа, они появятся рано, чтобы настроить и сделать проверку звука. Следите за тем, чтобы окончательные детали собрались вместе, и наслаждайтесь событием. После этого убедитесь, что все убрано и весь персонал или ключевой персонал оплачивается. Соберите конверты для пожертвований и передайте соответствующему лицу, представляющему организацию.
