Протокол встречи - это организованная запись участников встречи и обсуждаемых тем. Протоколы служат полезным справочным материалом для обсуждений и решений, а также вспомогательным документом для внутренних рекомендаций.
Предметы включены
Открытие протокола встречи включает в себя список участников. Он также отмечает дату, время и настройку встречи. По мере проведения встречи темы представляются для обсуждения, а иногда голосуются или решаются. В последующих протоколах упоминаются участники, вовлеченные в каждую тему. В протоколе также отмечены идеи, представленные для обсуждения, и кто представил каждую ключевую мысль. Голоса или решения, наряду с указанными действиями, также включаются в протокол.
Типы встреч
Участники неформальных рабочих групп или заседаний комитетов часто делают свои заметки. Один участник может даже распространить обзор собрания другим участникам. Однако организованные и структурированные протоколы собраний обычно используются только для более официальных собраний. Протоколы обычно хранятся на заседаниях организационных комитетов, заседаний совета директоров, правительственных учреждений или офисов, а также на открытых заседаниях. Секретарь или административный сотрудник обычно делает записи и составляет протокол.
Использование ссылки
Члены рабочих групп или комитетов часто используют протоколы заседаний в качестве справочного материала. Протоколы руководят каждым человеком, участвующим в их роли в выполнении принятых решений. В условиях совместной работы протоколы также помогают лидерам привлечь каждого человека к ответственности за его роль. Если член команды не может выполнить согласованное действие, он может получить выговор от лидера. Протоколы заседаний правительства или общественных организаций также соответствуют обязанностям государственных органов передавать информацию населению, которое они обслуживают, и предоставлять информацию об официальных делах.
Использование документации
В некоторых случаях протоколы заседаний также используются в качестве вспомогательного документа. Организационные комитеты часто обсуждают проблемы, решения и действия, а затем дают официальную рекомендацию большему совету директоров или органу. Протокол часто прилагается к представлению, чтобы продемонстрировать разговоры, которые ведет комитет. Например, в колледже школы или департаменты образовательных программ обычно представляют протоколы совещаний консультативного комитета в поддержку предложений по учебным программам.
