Определение деловой встречи

Независимо от отрасли, в которой вы работаете, или от того, какую работу вы выполняете, неизбежно, что в какой-то момент вам понадобится принять участие в деловой встрече. Некоторые рабочие места, особенно в офисе, проводят несколько встреч в день, в то время как другие могут проводить их только раз в несколько недель. Независимо от этого, важно знать, какие типы тем обсуждаются на собраниях на вашем рабочем месте, как проводить эффективную встречу и какие правила этикета следует соблюдать во время встречи. Если вы отвечаете за проведение собрания, вам может потребоваться придумать ледоколы для участников или сделать записи или протоколы на собрании.

Что такое деловая встреча?

По сути, деловая встреча - это встреча двух или более людей для обсуждения идей, целей и задач, касающихся рабочего места. Деловые встречи могут проводиться лично в офисе или в другом месте, или даже по телефону и посредством видеоконференции. Встречи проводятся с сотрудниками, менеджерами, руководителями, клиентами, потенциальными клиентами, поставщиками и партнерами, а также всеми, кто связан с организацией. В большинстве случаев встреча должна проводиться, когда речь идет о проблеме, которая не может быть должным образом передана по телефону или по электронной почте, и требует личного общения с одним или несколькими людьми.

Целью деловой встречи часто является принятие важных решений, касающихся организации. Независимо от того, решается ли вопрос по департаменту, например, как увеличить маркетинговый бюджет, или по более крупному организационному вопросу, например, сколько людей увольняют в переходный период, встреча помогает ясно донести идеи. При личном общении с важными заинтересованными сторонами легче эффективно донести важную информацию, чтобы принять решение, о котором идет речь.

Еще одна общая цель встреч состоит в том, чтобы делать важные объявления. Это могут быть организационные изменения, оперативные планы или изменение направления деятельности компании. Часто встречи проводятся, когда высшее руководство присоединяется к команде или покидает ее, или когда компания отмечает значительную веху или успех. Такие встречи могут способствовать вовлечению сотрудников и организационной гармонии.

Деловые встречи также помогают разрешать конфликты и решать сложные проблемы. Конфликт может быть обычным явлением на рабочем месте, когда много разных людей работают вместе в команде. Хотя некоторые конфликты полезны и могут способствовать росту, они также могут быть нежелательными и требуют быстрого разрешения. Проведение встречи может помочь сторонам, которые не согласны, достичь взаимопонимания. Большие проблемы, в которых участвуют несколько заинтересованных сторон, имеют больше шансов быть решенными на деловой встрече, когда все важные люди находятся в одном месте и работают для достижения одной цели.

Проверка прогресса компании или проекта также является общей целью деловых встреч. Здесь организация отслеживает, как команда работает над конкретным проектом или как компания в целом справляется с запланированными целями дохода. Проводя частые встречи для прохождения проверки, организации гарантируют, что все соответствующие стороны осведомлены о состоянии важных результатов.

Как проводить эффективные деловые встречи

В то время как деловые встречи помогают организациям принимать решения и решать сложные проблемы, иногда они могут неэффективно использовать время, если не работают должным образом. Когда люди приходят на собрания неподготовленными, не обращают внимания и не следят за действиями, это может рассматриваться как пустая трата времени. Чтобы обеспечить эффективное использование времени, необходимо активно участвовать как организатору, так и участникам деловых встреч. Если вы организуете собрание, подготовьте повестку дня собрания, в которой будет четко указано, что будет освещено. Если есть предметы, к которым участники должны подготовиться, не забудьте дать им достаточно времени для этого. Некоторые встречи проводятся на регулярной основе, как еженедельные точки касания команды. Для такого рода собраний создайте шаблон для повестки дня и заполняйте уникальные пункты каждую неделю.

Внимательно просмотрите список участников и пригласите на собрание только ключевых заинтересованных лиц. Если кто-то, кто должен присутствовать на собрании, не может присутствовать, возможно, вам придется перенести его в другое место. В противном случае проведение собрания с отсутствующим участником, которое требуется для принятия решения, может оказаться неэффективным.

Время ценно, и важно уважать, что люди, которые посещают ваше собрание, тратят время на это. В результате важно обеспечить, чтобы встреча начиналась и заканчивалась вовремя. При подготовке повестки дня решите, сколько времени вам нужно потратить на каждый пункт, и проведите собрание по часам. Если вы чувствуете, что встреча идет не так, как следует, попросите людей придерживаться тем в повестке дня. Если возникают другие важные вопросы, представьте их для дальнейшего обсуждения в другом месте.

Чтобы не пропустить важные вопросы, затронутые на вашем собрании, сделайте записи, также называемые протоколами. Вы можете либо написать или напечатать их самостоятельно во время собрания, либо назначить кого-то еще на собрании, чтобы он делал записи для вас. Таким образом, вы сможете сосредоточиться на обсуждении. После встречи обязательно ознакомьтесь с заметками, добавьте недостающие элементы и отправьте их важным заинтересованным сторонам. Наличие письменного отчета о том, что обсуждалось на собрании, может быть полезным, если в будущем возникнут проблемы.

После окончания деловой встречи обязательно проследите за выполнением любых действий, которые были решены. Вам может потребоваться отправить напоминания своим коллегам или связаться с ними, чтобы убедиться, что они выполнили свои задачи.Если есть какие-либо нерешенные вопросы, которые не были завершены к указанному сроку, вам может потребоваться дополнительное обсуждение с этим человеком.

Деловая встреча ледоколов

Некоторые деловые встречи, особенно те, где участники не очень хорошо знают друг друга, требуют ледоколов. Забавные вопросы или короткие мероприятия по формированию команды могут помочь ослабить напряженность и вывести всех на ровное игровое поле. Один из самых простых способов сломать лед на встрече - задать вопрос, который раскрывает уникальную или интересную причуду о каждом человеке. Ответы на подобные вопросы помогают людям общаться друг с другом. Вот некоторые примеры:

Если бы вы были животным, кем бы вы были и почему?
Где самое интересное место, где ты был?
Если бы вы могли встретить любого исторического деятеля, кто бы это был и почему?

Вопросы, связанные с ледоколом, не должны касаться темы встречи. Они предназначены для того, чтобы люди разговаривали и слушали друг друга. В другом великом ледоколе встречи каждый участник рассказывает две правды и ложь, а остальные участники должны угадать, какой предмет является ложью. Это отличный способ познакомиться с людьми на собрании. Ледоколы также могут быть в форме групповых занятий. Например, попросите людей на собрании найти кого-то на собрании, у которого есть что-то общее с ними, например, домашнее животное или марка автомобиля. Это заставляет людей покидать свои места и разговаривать с другими, с кем они вообще не могут разговаривать.

Некоторые ледокольные мероприятия предполагают небольшую подготовку со стороны организатора встречи. Одно из упражнений включает в себя написание имен знаменитостей на маленьких листочках бумаги и наклеивание имени на спину каждого посетителя. В этой игре каждый участник должен задать вопрос «да» или «нет» о человеке, чье имя на спине, пытаясь угадать, кто это.

Этикет деловых встреч

В то время как культура вашей организации будет информировать вас о том, как вы должны вести себя на деловых встречах, существуют некоторые аспекты этикета, которые носят универсальный характер. Один из лучших способов посетить собрание - быть готовым. Это означает знание того, что стоит в повестке дня, и подготовку или исследование, чтобы согласовать пункты, за которые вы несете ответственность. Например, если какой-либо пункт повестки дня включает обсуждение маркетингового плана, над которым вы работаете, важно пойти на встречу с записками плана в руках, готовых обсудить их подробно. Также не менее важно прибыть вовремя.

Сосредоточение внимания на собрании вместо смартфона или ноутбука - это еще один способ продемонстрировать свой профессионализм, поэтому выключите телефон и выключите ноутбук во время собрания. Если вам нужен доступ к файлам на вашем ноутбуке для собрания, обязательно отключите свою электронную почту, чтобы не отвлекаться на входящие сообщения. Помните, что собрание требует вашего внимания, и разделение его между вашим телефоном или ноутбуком не приведет к эффективному обсуждению.

Быть хорошим слушателем и активным участником являются центральными аспектами посещения деловой встречи. Обязательно следуйте тому, что говорят люди, задавайте вопросы, когда вы не уверены в чем-либо, и дайте ответы или рассмотрите вопросы, за которые вы несете ответственность. Ваш язык тела также является частью активного участия; это означает сидеть высоко, а не сутулиться на стуле и смотреть в глаза людям, с которыми вы разговариваете.

В зависимости от типа встречи, которую вы посещаете, вы можете отправить благодарственное письмо организатору встречи или людям, с которыми вы встречались. Это может быть целесообразно, если вы встречаетесь с важным клиентом или потенциальным клиентом. Вы можете поблагодарить их за уделенное время и повторить некоторые важные вещи, которые вы обсуждали на собрании, чтобы показать свой энтузиазм.

Шаблон деловой встречи

Когда вам нужно записать протокол встречи, это может показаться стрессовой работой. Несколько советов могут помочь вам отметить все важные моменты встречи, не пропуская ничего. Важно понимать назначение минут. Записки, сделанные во время встречи, должны быть письменным отчетом о том, что там произошло. Эти заметки могут быть полезны для участников, чтобы они помнили то, что было сказано, или они могут предоставить разбивку собрания тем, кто не смог присутствовать. В результате важно снять все ключевые вопросы, обсуждавшиеся на встрече, включая принятые решения, задачи или запланированные последующие шаги и достигнутые решения.

Перед посещением собрания напишите простой шаблон, который вы можете заполнить, делая заметки. Получить копию повестки дня встречи и использовать ее в качестве руководства. В верхней части повестки дня добавьте место для отметки имен всех участников собрания. Если отсутствуют ключевые заинтересованные стороны, вы также должны учесть это на тот случай, если вам понадобится связаться с ними позже. В зависимости от типа собрания и обсуждаемых тем в шаблон протокола можно добавить несколько элементов:

Дата и время встречи.
Дата и время следующей встречи, если она запланирована.
Имена участников и имена любых ключевых отсутствующих заинтересованных сторон.
Решения, которые были приняты или варианты, которые обсуждались для каждого пункта повестки дня.
Следующие шаги для каждого пункта повестки дня.
Пункты повестки дня, которые не обсуждались на собрании, но будут перенесены на следующее собрание.
Любой новый бизнес, который не был указан в первоначальной повестке дня.
Задачи или элементы действий и лица, которым они были назначены, включая сроки выполнения, если они указаны.