Деловое письмо может включать в себя вложения, которые возобновляют информацию в письме или предоставляют дополнительную информацию для лучшего понимания. Термин приложение часто взаимозаменяемо с термином приложение. Несмотря на их сходство, они не одно и то же. Понимание различий между этими двумя понятиями и их цитирование в деловых письмах сделают ваш взгляд более профессиональным и даже дадут вам конкурентное преимущество.
подсказки
-
При цитировании вложения или вложения в деловом письме обратите внимание на вложенный файл или название документа в скобках.
Приложение против корпуса
Во-первых, убедитесь, что вы понимаете разницу между вложениями и корпусами. Хотя оба позволяют вам предоставлять больше информации и дополнительных ресурсов, они представляют разные вещи.
Как следует из названия, вложение - это документ или файл, прикрепленный к письму. Он считается частью письма, поскольку он выделяет ключевые моменты, предлагает больше информации или поддерживает ваше утверждение. При написании письма обращайтесь к прилагаемым документам. Например, вы можете приложить договор и указать его в письме вместе с соответствующей информацией о том, что он влечет за собой.
Приложения, с другой стороны, являются отдельными документами. Например, если вы отправляете деловое письмо потенциальному новому партнеру, вы можете приложить брошюру, исследование рынка или сравнительную таблицу. Нет необходимости ссылаться на этот документ в письме. Выбор остается за вами.
Вложения в тексте
При цитировании информации из другого документа в тексте используйте круглые скобки в почтовой или электронной переписке. Запишите прикрепленный файл или имя документа в скобках. Если предположить, что в письме имеется ссылка на телефонную жалобу, ссылка будет содержать название документа жалобы, например: (Прилагается: журнал обслуживания клиентов, 05.01.2017).
Цитаты в тексте добавляют дополнительную информацию к содержанию письма. Цитирование может относиться к данным электронной таблицы, стенограмм или других писем. Используйте легко читаемые имена файлов, которые описывают документ. Если документ напечатан, назовите его таким же образом. Также допустимо назначать вложения буквенными буквами, например «Вложение А.»
Как ссылаться на несколько вложений
Помимо использования текстовой ссылки на вложения, также напомните читателю о вложениях в конце письма. Под названием подписи в левом нижнем углу введите «Вложения». Не обязательно указывать название всех вложений в конце письма, но это хорошая практика, особенно если их много. Это даст получателю лучшее представление о том, что ожидать и какие файлы ему или ей нужны больше всего.
Как использовать корпуса
Вложения не часто упоминаются в настоящем тексте, но это не является жестким правилом. Если вложения упоминаются в деловом письме или записке, используйте тот же метод, который описан для вложений. Примеры приложения включают в себя резюме или приложение. Эти файлы указаны в конце буквы под напечатанным именем подписавшего вдоль левого нижнего поля.
Используйте «Корпус» для одного корпуса и «Корпуса» для более чем одного. Также допустимо добавить общее количество включенных элементов, например вложений: 4. Если документ цитируется в письме, но на самом деле не прилагается к нему, отметьте это как «без вложений».
Рекомендуемый формат правительства
В правительственной переписке иногда проводится различие между деловым письмом и запиской. С буквами ссылка упоминается как «Приложение», в то время как заметки обычно называют их «приложениями». Эти документы часто упоминаются в тексте в соответствии с назначенной буквенной буквой, такой как «Приложение A.»
Перечислите все вложения или вложения, даже если для правильной работы требуется вторая страница, указав «Вложения: Страница 2». Если ссылочный документ недоступен, это отмечается включением «w / o encl.» сообщить принимающей стороне, что документ недоступен и поэтому не приложен. Проверьте с определенными правительственными учреждениями специфику шаблона или рекомендации по уникальному формату.
