Сотрудники бухгалтерии обрабатывают много документов, и без системы регистрации офис может быстро превратиться в беспорядок. Обычно бухгалтерии имеют много картотек, в том числе запертых, для защиты заработной платы и другой конфиденциальной информации. Доступ к финансовым файлам и данным должен быть ограничен - офисы не должны находиться в общественных местах. Внедрение системы регистрации в бухгалтерии создает определенные проблемы, но это может быть сделано успешно и повысить эффективность работы отдела.
Установите два вида файлов. Один картотечный шкаф или ящик предназначен для ежедневных файлов, которые обычно хранятся после окончания года. Эти файлы включают большую часть ваших расходов и статей дохода. Второй тип файлов относится к хранению постоянных или долгосрочных элементов, к которым необходимо обращаться со временем. Примерами могут служить файлы для полисов и процедур, контрактов, основных средств, страховых полисов и другой документации, которую нельзя будет вывезти после конца года.
Файл документации по типу. Расходы оформляются отдельно от заработной платы и других областей бухгалтерского учета. Не смешивать и сочетать. Если определенные транзакции принадлежат более чем одной области, например, расходы и основные средства, сделайте копии документов и поместите документацию в оба файла. Расходы могут быть представлены в алфавитном порядке, по именам поставщиков, в то время как файлы основных средств могут быть классифицированы по датам покупки. В зависимости от вашего бизнеса резервная копия дохода подается по дате получения или дате внесения депозита, чтобы облегчить банковские выверки позже.
Используйте разные цвета с вашими файлами. Например, вы можете записать все свои расходы в красные папки, доходы в зеленые и контракты в желтые папки. Если вы ищете элемент дохода, перейдите прямо к зеленым папкам, экономя время и энергию. Если вы видите красную папку, лежащую вокруг, вы можете переместить ее в нужный шкаф без проблем и задержек. Цветовая координация делает регистрацию легкой.
подсказки
-
Создайте горячий файл, куда вы положите предметы, которые требуют вашего немедленного внимания, и держите их на столе.
