Согласно Business Dictionary, система управления документами - это «электронная система, предназначенная для организации и управления документами. Эти документы обычно организованы с помощью программного обеспечения, которое предоставляет пользователю возможность доступа, изменения и централизованного хранения документов ». Компании часто используют эти системы для преобразования исторических бумажных документов в электронные файлы для удобства ссылок и сокращения места для хранения. Большинство компаний генерируют некоторые виды документов, связанных с их деятельностью. Поиск лучшего способа управления этими документами может улучшить внутренний рабочий процесс компании.
Просмотрите входящие баллы для деловых документов. Владельцы и менеджеры бизнеса должны определить, как документы попадают в их компанию, и решить, как лучше всего их запечатлеть в электронном виде.
Внедрение программного обеспечения для сбора информации в электронном виде. Компании могут запросить сторонние организации, такие как поставщики, поставщики или аналогичные группы, для отправки информации в электронном виде по электронной почте или через веб-сайты. Это позволяет компаниям напрямую загружать информацию в систему управления документами.
Требовать от сотрудников сканировать бумажные документы в электронную систему подачи документов. После того, как сотрудник выполнит свою задачу, менеджеры могут потребовать, чтобы она просканировала всю соответствующую информацию на компьютер или серверное хранилище компании. Затем сотрудник может уничтожить оригинал, чтобы избавиться от конфиденциальной информации.
Настройте систему поиска документов. Возможность быстрого поиска сохраненных документов может сократить время, затрачиваемое сотрудником на поиск исторической информации. Компании должны создать стандартную электронную систему подачи заявок для хранения и поиска информации на более позднем этапе.
подсказки
-
Компании могут принять решение об аутсорсинге своей системы управления документами. Предприятия могут специализироваться на хранении информации, поэтому компании не нужно много физического пространства для хранения документов.
Предупреждение
Хотя системы электронного документооборота предоставляют компании много преимуществ, они также могут иметь недостатки. Компании должны быть в состоянии защитить электронную информацию от злоупотреблений или мошенничества при резервном копировании информации для защиты от сбоя компьютера или сервера.
