Офисные процедуры важны, если вы хотите, чтобы все было гладко в профессиональной среде, будь то юридическая фирма, кабинет врача или государственное учреждение. Важно иметь видимую письменную процедуру. В каждом офисе должен быть письменный набор процедур, разработанных руководителем и офис-менеджером, которые можно увидеть во фронт-офисе.
Какие офисные процедуры должны предусматриваться
Рабочие часы должны быть в первую очередь упомянуты, и все сотрудники должны быть на работе вовремя и подготовлены к дню. Если клиент приходит в офис и там никого нет, то, скорее всего, он негативно относится к бизнесу и может никогда не вернуться. Кроме того, офис должен быть опрятным, чистым и хорошо снабженным. Убедитесь, что клиенты могут войти в учетную запись и ручки и, если возможно, сделать кофе и воду доступными. Первые впечатления - все в успешном бизнесе. Кроме того, к каждому клиенту следует относиться с уважением и профессионализмом, будь то в офисе или по телефону. Если для супервизора поступает вызов, сотрудник должен получить всю информацию до того, как подключить его к вызывающему абоненту, включая имя, характер вызова и номер телефона в случае потери соединения. Если звонок предназначен для встречи, они должны выяснить характер визита и сообщить им, что доступно, убедившись, что получить номер телефона в случае отмены. Они должны всегда повторять сказанное, чтобы не было путаницы.
организация
Организовать и поддерживать рабочую станцию для максимальной производительности, следя за тем, чтобы в копировальном аппарате была бумага, компьютеры работали, почта распространялась и сообщения доставлялись. Если ваша работа связана с организацией поездок, обязательно узнайте, где ваш супервайзер хочет остановиться, запишите время полета и информацию об арендованном автомобиле, а также узнайте погоду в пункте назначения поездки. Всегда уточняйте у своего руководителя перед бронированием планов поездок. Когда все бронирования завершены, распечатайте два маршрута - один для вас и один для вашего руководителя - и обязательно укажите даты поездки в календаре.
В конце дня обсудите встречи с вашим руководителем и оповестите ее о назначенных встречах на следующий день. Настройте автоответчик на голосовую почту или службу ответа в нерабочее время. Выключите все оборудование, копировальные аппараты, принтеры и компьютеры, очистите кофейный графин и выключите кофеварку. Наконец, убедитесь, что все двери заперты, прежде чем устанавливать будильник.
