Бюджет относится к письменному документу, подробно описывающему способы, которыми организация будет распределять свои деньги. Как глава бизнеса, вы должны решить, будет ли бюджетный контроль возлагаться на вас или ваших менеджеров. Существует четыре применения бюджетного контроля, как отметил Майкл Армстронг в «Руководстве по методам управления: всеобъемлющее руководство по достижению управленческого совершенства и совершенствованию процесса принятия решений».
планирование
Бюджетный документ создается через систему планирования. Если вы сами разрабатываете бюджет, вы можете начать с прошлогоднего бюджета. Ваш бюджет должен включать весь доход, который вы проецируете, и то, как вы его потратите. Часть этапа планирования требует определения приоритетов различных потребностей бизнеса. Возможно, вам придется сделать трудный выбор, например, нанять дополнительного человека в этом году и обеспечить более высокие затраты на электроэнергию. Ваш бюджетный документ должен отражать все аспекты вашего планирования и расстановки приоритетов. Если вы пропустите важные бюджетные соображения, вы можете столкнуться с дефицитом в течение бюджетного года.
измерение
После того, как бюджетный документ окончательно оформлен, руководители каждого департамента несут ответственность за дискреционные расходы, такие как расходные материалы, расходы на печать и оплату труда, сохраняя при этом свои бюджетные ассигнования. Вам нужна финансовая система для отслеживания расходов по каждой строке в бюджете. Способность каждого менеджера придерживаться своего бюджета повлияет на вашу прибыльность и финансовое положение как компании.
сравнение
Используя систему измерения, вы можете сравнить фактические расходы с бюджетными расходами, переходя построчно в бюджетный документ. Вы должны определить, есть ли перерасход, и где в компании это происходит. Возможно, что некоторые департаменты перерасходуют средства, и им необходимо скорректировать бюджетный контроль, или же руководители этих департаментов могут обосновать случаи перерасхода, объяснив непредвиденные расходы, такие как повышение цен поставщиком в течение финансового года.
контроль
Вы должны принять меры после изучения того, как каждый департамент тратит средства в рамках выделенного бюджета или сверх него. Любое действие, которое вы предпринимаете, чтобы заставить департамент увеличить или уменьшить свои расходы, приравнивается к контролю. В экстремальных обстоятельствах, например, когда вы не можете заставить менеджеров ограничить расходы и придерживаться их бюджета, вы можете лишить бюджетного контроля. Все расходы, которые проводятся в соответствии с годовым бюджетным документом, помогают фирме сосредоточиться на стратегических целях.
