Руководители проектов используют инструменты для анализа прогнозов, бюджетов, отчетов о прибылях и убытках и других финансовых документов. Чтобы максимизировать прибыльность и окупаемость инвестиций в проекты, руководителю проекта необходимо иметь базовые знания в области финансов и бухгалтерского учета. Используя такие инструменты, как электронные таблицы и онлайн-калькуляторы, руководители проектов анализируют финансовую информацию о проекте, применяют принципы бухгалтерского учета и управляют отчетами, чтобы обеспечить бесперебойную работу проекта.
Анализ выгоды и затрат
Руководители проектов проводят анализ затрат и выгод, когда им необходимо принять решение по проекту. Как правило, с помощью инструмента для работы с электронными таблицами, такого как Microsoft Excel, Google Spreadsheets или Quickbooks, они анализируют затраты, связанные с данной инвестицией, рассчитанной в течение трехлетнего периода, для создания чистой приведенной стоимости, окупаемости и других показателей, необходимых для принятия правильного финансового решения. Например, анализ затрат и выгод для проекта разработки обучения обычно включает измерение стоимости создания учебных материалов и вычитание экономии, получаемой персоналом, работающим более эффективно. Более сложный анализ затрат и выгод подразумевает множественные затраты и многочисленные выгоды.
Прогнозирование
Прогнозы денежных потоков помогают руководителям проектов прогнозировать, будет ли доход покрывать расходы на операции. Руководители проектов могут загрузить шаблон с веб-сайта, например веб-сайта Microsoft Office Templates, или разработать собственный формат. Затем, введя ожидаемый доход и расходы за каждый месяц и сравнив значения с помощью формул, менеджер проекта может подготовить отчет, чтобы показать оптимистичные или пессимистичные сценарии перспектив движения денежных средств. Обычно прогноз охватывает один-два года. Прогнозы движения денежных средств дают руководителям проектов возможность определить, является ли деятельность жизнеспособным вариантом.
Анализ безубыточности
Менеджеры проектов выполняют анализ безубыточности, чтобы определить уровень выпуска, при котором деньги, полученные от продукта или услуги, произведенной проектом, равняются стоимости его разработки. Например, менеджеры проектов используют бесплатные онлайн-инструменты, такие как программное обеспечение Project.net, для поддержки панели инструментов проекта и обеспечения того, чтобы задачи проектов создавали выходные данные, которые помогают управлять проектами.
Отслеживание бюджета
Менеджеры проектов используют программное обеспечение для отслеживания бюджета, такое как программное обеспечение Clarizen, чтобы определить, имеют ли смысл инвестиции в проект с течением времени, сравнив денежную стоимость как сегодня, так и в будущем. Программные инструменты позволяют менеджерам проектов определять почасовые ставки для ресурсов, настраивать тарифы и анализировать использование ресурсов. Эти инструменты и методы помогают поддерживать проект в нужном русле, гарантируя, что расходы, такие как специализированные консультации, лицензии на программное обеспечение и аппаратные средства, разрешены в рамках выделенного финансирования.
