База данных, заполненная предварительно квалифицированными резюме, является «обязательным» для человеческих ресурсов. Однако, хотя база данных резюме является отличительной чертой эффективного отдела кадров, создание базы данных резюме с возможностью поиска является главным достижением. База данных с возможностью поиска ускоряет набор и подбор сотрудников как для запланированных, так и для неожиданных вакансий. Хотя аутсорсинг является вариантом, создание базы данных резюме с нуля является более экономически эффективной альтернативой.
База данных и программа для работы с электронными таблицами
Начните с выбора правильного программного обеспечения. Несмотря на то, что электронные таблицы имеют функции, которые могут выглядеть привлекательно, потребности в длительном хранении, объем информации и возможности поиска, необходимые для хорошо функционирующей базы данных резюме, делают программное обеспечение реляционной базы данных, такое как Microsoft Access или Apache OpenOffice Base, лучшим выбором. Как отмечает Segie Technologies, электронные таблицы не только не подходят для долговременного хранения данных, но и не защищают целостность данных, практически не защищают от повреждения данных, а электронные таблицы не могут соответствовать функциональности, которую обеспечивает реляционная база данных. Выбрав реляционную базу данных, ознакомьтесь с основами базы данных, включая нормализацию базы данных, таблицы, поля, формы, отчеты и общие условия поиска.
Создайте дизайн прототипа
Создайте бумажный прототип перед созданием и заполнением компьютерной базы данных. Следуйте правилам нормализации для создания базовых таблиц и полей базы данных. Для базы данных резюме, кандидат, навыки, история работы, предыдущий опыт работы и образование являются важными таблицами. Назначьте идентификатор кандидата в качестве первичного ключа для каждой таблицы. Когда вы закончите, идентификатор кандидата должен быть единственным повторяющимся полем. Например, таблица кандидатов должна включать в себя поля идентификатора кандидата и контактную информацию. Таблица резюме должна включать идентификатор кандидата, цель резюме, заявленную работу и поле для заметок. Таблица навыков должна включать идентификатор кандидата, навык, уровень квалификации и поля с многолетним опытом. В таблице образования должны быть указаны поля «Идентификатор кандидата», «Школа», «Степень», «Основные» и «Дата окончания»
Составьте таблицы и создайте форму ввода данных
Создайте пустую базу данных, а затем создайте каждую таблицу в соответствии с вашим дизайном прототипа. Идентификатор кандидата - первичный ключ - в каждой таблице есть общее поле, которое связывает таблицы за кулисами и позволяет запрашивать базу данных. Затем создайте и настройте форму ввода данных, которая связывает поля формы ввода данных с полями таблицы в базе данных. Когда вы переносите и сохраняете информацию из резюме в форму ввода данных, база данных автоматически заполняется.
Запрос информации
Получите значимые результаты поиска кандидатов с хорошо разработанными логическими запросами. Хотя использование мастера запросов проще, вы также можете написать свои собственные запросы. Например, запрос «выбрать количество (*) из кандидатов;» будет подсчитывать все резюме в базе данных. Запрос «выберите идентификатор кандидата, фамилию, имя, фамилию из кандидатов, где заявленная позиция соответствует обслуживанию клиентов, а иностранный язык соответствует испанскому;» возвращает список всех резюме, представленных для позиции обслуживания клиентов, в которой кандидаты могут говорить по-испански.
