Церковная база данных предоставит основную информацию о каждом члене вашей общины одним щелчком мыши. Прошли те времена бумажных адресных книг, с их секретарскими куриными царапинами и перекрёстками, когда семьи развивались и переезжали. Благодаря базе данных все остается организованным и актуальным, что позволяет вам делиться контактной информацией в церковной семье.
Соберите контактную информацию всех, кто посещает вашу церковь. Вы можете сделать это, раздав форму для конгрегантов, чтобы заполнить их в службе, или используя рассылку электронной почты, либо разрешив ответ по электронной почте, либо ссылку на сайт онлайн-формы, такой как SurveyMonkey.com.
Для каждой семьи обязательно получите свое имя, адрес, номер телефона и адрес электронной почты. Вы также можете указать день рождения, дату рождения и соответствующую информацию о каждом ребенке, такую как возраст и особые интересы.
Сообщите цель церковной базы данных каждому человеку. Спросите у людей разрешение, прежде чем включать их в общедоступный файл, и, если они не хотят, чтобы их информация передавалась, либо сделайте их личным файлом, либо оставьте их в списке.
Запустите электронную таблицу Excel. Первый столбец должен содержать имена членов семьи, а второй - домашний адрес. В третьем столбце должен быть указан номер телефона, в четвертом столбце должен быть указан адрес электронной почты, а в последнем столбце могут содержаться любые примечания или замечания, о которых необходимо знать сотрудникам пастырских служб.
Вы также можете создать это в Microsoft Word, Open Office или любой другой программе, которая позволит вам сделать печатный, но полезный для электроники файл, который можно сохранить на компьютере или сохранить на диск.
Сохраните файл после того, как вся информация была введена. Эта база данных должна храниться где-нибудь, где она будет легко доступна для тех, кто использует ее на регулярной основе (например, церковный персонал), но не для тех, кто не нуждается в информации. Подумайте о том, чтобы поместить его на общий жесткий диск или защитить паролем, чтобы не допустить прослушивания.
Подумайте о приобретении базы данных, предназначенной для церквей, например, Servant Keeper. Ваша таблица Excel в этом случае будет просто черновиком. Повторно введите окончательную, упорядоченную информацию в указанные поля программы базы данных. Сохрани свою работу.
Предметы, которые вам понадобятся
-
Компьютер с доступом в интернет
-
Контактная информация для всех прихожан, которые хотят быть включенными
-
Секретарь или волонтер ввода данных
-
Программа для работы с электронными таблицами, например Microsoft Excel
-
Программное обеспечение базы данных (опционально)
подсказки
-
Хранить конфиденциальную информацию в тайне. Уважайте частную жизнь вашей общины. Дважды проверьте правильность написания имен и цифр телефонных номеров.
Предупреждение
Если у вас есть проблема с программным обеспечением базы данных или вы считаете, что она неисправна, не пытайтесь ее «исправить». Вы можете уничтожить ценные файлы. Вместо этого используйте номер обслуживания клиентов, предоставленный с программным обеспечением.
