Политики и процедуры, когда они написаны, обеспечивают руководителям и сотрудникам руководящие принципы справедливого, единообразного, логического и правового отношения ко всем в организации или компании. Политики устанавливают правила, а процедуры предоставляют способы реализации политик.
Почему нужны политики и процедуры
Политики и процедуры обеспечивают основу для последовательного поведения независимо от статуса или продолжительности пребывания людей, которые их реализуют. Они предлагают возможность более быстрого ответа на вопросы или опасения относительно того, «что делать». Поскольку они обеспечивают относительную однородность, они делают возможной большую подотчетность. Политики и процедуры также помогают обеспечить законность и своевременность действий.
Пятиступенчатый план их создания
Шаг первый требует изучения любых прошлых или настоящих политик и процедур. Целесообразно взглянуть на то, что делают другие в этой области, чтобы понять, чего может не хватать, особенно если ваша организация или компания существенно отличаются. Те, кто будет отвечать за мониторинг политик и процедур, и люди, на которых они влияют, должны пройти собеседование.
На втором этапе, вооруженном самыми последними данными, необходимо разработать и распространить новые или пересмотренные политики и процедуры. Шаг третий - этап реализации. Если требуется обучение персонала, самое время его провести. Со временем на четвертом шаге делается попытка оценить, что было реализовано, чтобы можно было внести изменения, если это необходимо.
Последний шаг, основанный на текущих оценках политик и процедур и изменениях в среде, состоит в обновлении, поэтому процесс остается актуальным. Могут быть приняты новые законы штата или федеральные законы или опубликованы новые правила.
Кадровая политика и процедуры
Отдел человеческих ресурсов занимает первое место в списке для требуемой реализации. Набор, найм и увольнение, анализ работы персонала, время и посещаемость, а также отпуск - это лишь некоторые из важных областей, которые необходимо охватить. В него обязательно будут включены проблемы сексуального домогательства, консультанты и дополнительные льготы.
Другие области, которые могут потребовать политики и процедур
Зарплатный, бухгалтерский и финансовый отделы требуют политики и процедур. Инвентаризация, поставка и закупка; компьютеры, интранет и интернет; обслуживание клиентов, безопасность продукции и отзыв; безопасность, аварийное восстановление; и продажи и маркетинг, безусловно, являются дополнительными областями, нуждающимися в политике и процедурах.
Поиск примеров
Многочисленные коммерческие и некоммерческие компании в Интернете предлагают вам шаблоны, которые имеют соответствующий язык во многих областях. Вместо того, чтобы изобретать велосипед, имеет смысл использовать то, что уже написано в качестве основы для ваших политик и процедур. Это экономит ваше время, повышает вероятность того, что важные области будут включены и помогает обеспечить соблюдение требований законодательства.
Если вы сможете получить правила и процедуры организаций или компаний, работающих на том же предприятии, что и у вас, это будет полезно.
Ни один источник не должен считаться полностью актуальным или надежным. Чем больше примеров вы найдете, тем лучше будут ваши правила и процедуры.
