Протокол заседания предназначен для краткого изложения наиболее важных моментов встречи. Цель встречи состоит в том, чтобы группа собралась и приняла решение. Конечная цель протокола собрания, согласно этой логике, состоит в том, чтобы точно подвести итоги решений, принятых в ходе собрания. Протокол заседания составляется в форме заметок, затем записывается позже в полном объеме. Чтобы сделать процесс немного проще, попросите руководителей собрания о повестке дня или кратком изложении событий собрания. Сделайте план для записи протоколов встречи на основе повестки дня встречи.
Предметы, которые вам понадобятся
-
Что-то, чтобы написать с
-
Компьютер (опционально)
Обратите внимание на решения, принятые в ходе обсуждения. Обязательно запишите всю информацию, связанную с окончательным решением.
Используйте время, когда люди обсуждают решение, чтобы делать заметки о ключевых вопросах, которые, по-видимому, вовлечены в дискуссию. Не волнуйся о том, кто что сказал.
Прочитайте примечания позже и выделите пункты, которые являются наиболее подходящими для участников. Вернитесь назад и просмотрите примечания для любой соответствующей информации, которая была упомянута, которая имеет отношение к лидерскому аспекту группы. Дискуссия может столкнуться с важной проблемой, такой как оформление документов или юридические проблемы. Разделите эту информацию и отправьте ее по почте руководителям группы.
Суммируйте пункты, которые необходимы для добровольцев и других филиалов. Напишите маркированный список всех задач, которые необходимо выполнить на основе решения, принятого в ходе обсуждения. Если, например, было принято решение организовать сбор средств для уменьшения дефицита средств, необходимых для другого проекта, обратите внимание, что для планирования сбора средств, набора добровольцев, рекламы и т. Д. Потребуются добровольцы.
Используйте сводку минут встречи для электронной почты для участников и информационных бюллетеней.
Составьте стандартный формат протокола собрания, основанный на обычной процедуре. Сохраните их, так как информация, которую они содержат, может стать полезной позже. Группа может оказаться в подобной ситуации позже, например, когда люди, которые организовали первоначальный сбор средств, больше не являются частью организации. Новые участники могут использовать протоколы собраний, чтобы найти новые для них проблемы.
Обязательно запишите дату и время встречи с каждой записью, а также краткую информацию о цели встречи.
Напишите протоколы собрания короткими блоками из одного-трех предложений, чтобы они выглядели как газетная статья. Это облегчит понимание основных моментов встречи.
