Отчеты о состоянии проекта являются контрольными документами для всех, кто пытается управлять проектом, будь то работа с одним человеком или работа с сотнями людей в разных местах. Отчет о состоянии проекта служит кратким отчетом о ходе выполнения проекта, ожидаемой дате его завершения и действиях, предпринятых с момента составления последнего отчета о состоянии проекта. Это помогает менеджерам отслеживать задачи и выявлять проблемы достаточно рано для выработки значимых решений.
Краткое описание проекта
Отчет о состоянии проекта обычно начинается с краткого описания важных элементов проекта. В этом параграфе или блоке указывается название проекта, дата отчета, кто отвечает за проект или его управляющий отдел, а также указывается цель проекта. Сюда также может входить контактная информация, такая как номера телефонов или адреса электронной почты ключевых членов команды проекта. Этот раздел вряд ли сильно изменится в ходе проекта, и его часто копируют из одного отчета о состоянии в следующий, просто обновляя дату.
Практические результаты
Раздел, описывающий результаты проекта, является ключом к отчету о состоянии проекта. Этот раздел должен перечислить результаты и дать их текущий статус одним или двумя словами. Например, в листе проекта запуска продукта могут быть представлены такие материалы, как печатная реклама, компания, запускающая торговую площадку, показ стенда на выставке и создание прайс-листа. Рядом с каждым результатом менеджер проекта должен написать такие слова, как «выполнено» или «заказано» или «на принтере». Это служит кратким описанием проекта с более подробными задачами, перечисленными в разделе временной шкалы.
Хронологические
Временная шкала задачи является элементом отчета о состоянии проекта, который часто подвергается тщательному анализу. В этом разделе должны быть подробно описаны работы, которые были выполнены с момента последнего отчета о состоянии проекта, какие работы должны быть выполнены в следующем периоде, а также даты, когда ожидается, что задачи будут выполнены. Многие отчеты о состоянии проекта представляют это в виде таблицы с датами, указанными для ожидаемого завершения и фактического завершения. Многие руководители проектов выбирают цветовое кодирование этого раздела разными цветами, представляющими задачи, которые выполняются по графику, досрочно, с задержкой, завершены или находятся в режиме ожидания.
Примечания, рекомендации и пояснения
В отчете о состоянии проекта также должны быть перечислены все красные флажки, запросы на изменение или проблемы, с которыми сталкивается проект. Это место для списка, где могут потребоваться дополнительные ресурсы или где даты доставки будут меняться. В этом разделе также может быть указано, как неожиданные события повлияли на проект, такие как проблемы с программным обеспечением, поздняя доставка от поставщика или неисправные расходные материалы. Некоторые руководители проектов отделят этот раздел от отчета и внесут его в отдельный документ, который они прикрепят к отчету о состоянии проекта.
