Создание и отправка счетов-фактур может занять много времени. Тем не менее, это не процесс, который следует пропустить или игнорировать. Правильно составленный счет-фактура помогает бизнесу получать оплату и обеспечивает правовую защиту для обеих сторон. Если вы когда-либо проходите аудит в Службе внутренних доходов, ваша система выставления счетов может подтвердить ваш заявленный доход.
Основы счета
Когда продавец хочет получить оплату за товары или услуги, он отправляет счет. Счет-фактура - это документ, в котором подробно описываются финансовые компоненты бизнес-операции. Счет-фактура включает в себя имя и контактную информацию покупателя и продавца, описание оказанных услуг или товаров, стоимость за единицу и общую причитающуюся сумму. Счета, как правило, также включают дату оплаты, номер счета и предпочтительный способ оплаты.
Получать оплату
Счета помогают компании получать оплату в полном объеме и своевременно. Может быть трудно получить оплату без надлежащего счета. Компании обычно требуют получения подробного счета-фактуры перед выплатой платежей. Условия оплаты могут помочь компании быстро получить дебиторскую задолженность. Например, компания может сказать, что оплата должна быть произведена после получения, в течение 30 дней с момента получения или 60 дней с момента получения. Включение политики оплаты за просрочку платежа - например, если за просроченные платежи взимается комиссия в размере 20 долларов США - также может помочь обеспечить быструю оплату.
Установление законных прав
Счета-фактуры свидетельствуют о том, что товары и услуги доставлены, и устанавливают право компании на оплату. В случае, если клиент не платит, компания может использовать контракты и счета-фактуры, чтобы юридически доказать суду, что она задолжала. Кроме того, компания может хранить копии счетов-фактур и сумм, выплаченных подрядчикам и поставщикам, чтобы подтвердить, что она выполнила свои договорные обязательства по оплате.
Аудиторские доказательства
Даже если вы все делаете правильно, всегда есть вероятность, что ваш бизнес может быть проверен IRS. Во время аудита IRS хочет убедиться, что вы правильно указали все доходы, полученные в течение года. Если у вас есть организованная система счетов с последовательной нумерацией, у IRS больше уверенности в том, что вы сообщили о доходах полностью и правильно. Если счета ошибочны или не существуют, на вас лежит бремя доказательств того, что вы не скрываете какой-либо доход.
