Заработная плата является ключевым аспектом любого бизнеса с сотрудниками. Чтобы сотрудники и налоги на заработную плату выплачивались своевременно и точно, отдел заработной платы должен быть структурирован. Для достижения эффективности в отделе работодатель должен документировать процедуры расчета заработной платы. Независимо от того, большая или маленькая заработная плата, письменные процедуры начисления заработной платы имеют решающее значение для успешной заработной платы.
Создать форму расчета заработной платы. Отдел расчета заработной платы обычно тесно сотрудничает с отделом кадров, чтобы обеспечить надлежащую оплату труда и выплату вознаграждений работникам. В этом процессе используется ряд форм: табели учета рабочего времени / табели учета времени, Форма W-2, графики заработной платы и / или календари, формы запросов на отпуск, формы прямой авторизации депозита и листы мониторинга больничных дней. Вы можете приобрести эти формы в магазине канцелярских товаров или заказать их в типографии.
Документируйте процедуры хронометража. Министерство труда США отмечает, что вы можете использовать любую систему хронометража, какую пожелаете, при условии, что она правильная и полная. Процедуры хронометража должны включать сроки подачи табеля и метод, используемый для расчета времени сотрудников.
Например, запишите процедуры для ручного вычисления временных карточек сотрудников, такие как округление в большую или меньшую сторону до ближайшей четверти часа. Если у вас есть система хронометража, которая автоматически переносит штампы / удары сотрудника в программу расчета заработной платы, документируйте свои процедуры для внесения изменений. Это может включать в себя то, чтобы супервайзеры отправили вам по электронной почте изменения до истечения срока.
Запишите процедуры обработки заработной платы. Приспособьте свои процедуры обработки платежной ведомости так, чтобы она соответствовала вашей платежной системе. Система начисления заработной платы может быть ручной, внутренней компьютеризированной или внешней (с привлечением внешних подрядчиков). Укажите все процедуры обработки заработной платы для вашей конкретной системы.
Например, допустим, у вас есть внутренняя компьютеризированная система, в которой для обработки платежной ведомости используется штат сотрудников и программное обеспечение для расчета заработной платы. Документ, как использовать программное обеспечение. Укажите, как вводить заработную плату сотрудников и как обрабатывать корректировки заработной платы, прямые депозиты, налоги на фонд заработной платы, дни пособий, гарниры, страховые выплаты и оплату сверхурочных. Включите шаги для двойной проверки платежной ведомости перед печатью зарплатных чеков и перед закрытием платежной ведомости.
Если у вас есть несколько частот оплаты (например, еженедельно и раз в две недели), запишите, как обрабатывать каждую из них. Процедуры обработки заработной платы должны включать все этапы обработки, от начала каждой платежной ведомости до ее конца.
Включите процедуры последующей обработки. Например, скажем, у вас есть бухгалтерия или внешняя налоговая компания, которая занимается налоговыми делами компании. Укажите необходимые файлы и отчеты, которые следует переслать и кому. Укажите, кому следует получать зарплату / квитанции об оплате за распространение, и укажите другие компании / лиц, с которыми вы должны взаимодействовать. Например, если отдел начисления заработной платы направляет средства пенсионных взносов поставщику пенсионного плана сразу после каждой обработки начисления заработной платы, включите необходимые шаги.
Процедуры ведения документации. Работодатель должен вести учет заработной платы в течение как минимум трех лет, согласно данным Департамента труда. Государственные процедуры хранения и регистрации регистров заработной платы, W-2, налоговых отчетов, ведомостей учета времени и других записей о заработной плате.
подсказки
-
Обновляйте свои платежные ведомости всякий раз, когда происходит процедурное изменение.
