Перемещение всего офиса требует много людей, сжатые сроки и очень специфические требования. Использование инструментов управления проектом, таких как устав проекта, может сбалансировать ожидания заинтересованных сторон вашего проекта и возможности вашей проектной команды: заблаговременно определив сферу своей деятельности, вы сможете сохранить целостность вашего проекта и установить разумные, достижимые цели. Хотя большинство чартерных шаблонов предназначено для строительных или программных проектов, требуется всего несколько настроек, чтобы они работали для вашего переезда.
Объясните свой бизнес-кейс. Укажите причины переезда, например: нормативные, финансовые или ограничения расширения. Назовите спонсора проекта и менеджера проекта. Дополнительно представьте документ и его структуру.
Определите масштаб проекта. Это самый важный раздел в вашем уставе: будьте очень конкретны. Укажите, отвечает ли ваша команда за выделение новых служебных помещений для людей, повторное подключение сети связи, составление планов управления объектами или просто перемещение мебели.
Список заинтересованных сторон, членов команды и обязанностей. Заинтересованные стороны заботятся о том, успешен ли проект, но могут или не могут выполнять задачи проекта. Включите как внутренних, так и внешних членов команды, таких как любая движущаяся компания или персонал коммунальных служб, которые будут необходимы для завершения переезда. Определите, какие группы отвечают за каждый компонент, указанный в разделе «Область применения».
Создайте график высокого уровня для результатов вашего проекта. В вашем графике проекта будут определены конкретные даты, но используйте это место, чтобы дать заинтересованным сторонам общее представление о том, чего ожидать. Они будут подписывать ваши оценки, поэтому будьте максимально реалистичными.
Суммируйте проектные риски и зависимости. Большой проект будет иметь отдельный документ по управлению рисками, однако вы должны выделить все известные факторы, которые могут задержать или сорвать переход. Эти проблемы могут включать, например, неудачные проверки, повреждение активов в пути или опоздание сетевых специалистов.
Получите подпись на вашем проекте. Ваш устав должен завершаться списком любых дополнительных документов, которые будут созданы в рамках планирования вашего проекта. Оставьте место для всех заинтересованных сторон, определенных на шаге 3, чтобы официально подписать ваш проект.
подсказки
-
Измените назначение традиционного раздела «тестирование» в плане проекта программного обеспечения, чтобы выполнить тест обеспечения качества в новом пространстве, например: работает ли система безопасности, правильно ли маршрутизируются все телефонные номера, помимо прочих факторов. Помните о внешних участниках команды при создании зависимостей проекта. Например, столы нельзя перемещать, пока не будет установлен новый ковер.
